2022-10-27 Protokoll 5, MSVA

Sammanträdesprotokoll MittSverige Vatten & Avfall AB. Sammanträdesdatum 2022-10-27.

Organ

MittSverige Vatten & Avfall AB

Datum och tid

2022-10-27 klockan 13.00-14.15

2022-10-27 klockan 09.00-12.00

Informationsärenden och gemensamma muntliga föredragningar för samtliga styrelser i MSVA-gruppen

Plats

Digitalt

Ledamöter

Helge Sjödin, ordförande
Jan Norberg, vice ordförande
Desislava Cvetkova
Tony Andersson
Carina Ohlson
Per-Magnus Forsberg
Emil Esping Jan-Erik Iversen

Frånvarande ledamöter

Kenneth Challis
Ann-Christina Meiding

Personalrepresentanter

Jörgen Unander, Kommunal
Jessica Olsson, Vision

Övriga

Anneli Wikner, vd
Tomas Larsson, affärsområdeschef VA
Jonas Strandberg, affärsområdeschef Avfall
Ewa Thorén, avdelningschef Verksamhetsstöd (via Teams)
Annika Ågebrant, avdelningschef Externa relationer
Kjell Lomarker, avdelningschef Digitalisering och Informationssäkerhet
Matts Boman, dataskyddssamordnare, MSVA-gruppen
Magnus Wiklund, kommunikationschef, Externa relationer
Johan Sällström, säkerhetsansvarig/säkerhetsskyddschef
Emelie Näs, informationssäkerhetsansvarig/dataskyddssamordnare

Protokollet omfattar §§ 41-50

Justeras

Helge Sjödin, ordförande
Per-Magnus Forsberg, justerare

Ewa Thorén, sekreterare

§ 41 Sammanträdets öppnande

Ordföranden förklarar mötet öppnat.

§ 41A Val av protokollsjusterare

Att jämte ordföranden justera dagens protokoll föreslås Per-Magnus Forsberg.

§ 41B Godkännande av dagordning

Styrelsen beslutar

att godkänna föreslagen dagordning, med tillägg för informationspunkt §42 D. Information MSVA-gruppens säkerhetsarbete.

§ 41C Godkännande av föregående protokoll

Styrelsen beslutar

att godkänna protokoll från styrelsemöte 2022-09-22.

A. VD Informerar

VD Informerar är en stående punkt vid varje styrelsemöte.

Informationen är av mer allmän karaktär, som inte behandlas under någon annan punkt vid styrelsemötet. Styrelsen har möjlighet att i förväg meddela önskemål om information.

Anneli Wikner informerar denna gång om:

  • Affärsplan 2023 med plan för framtiden
  • Strategidagen december 2022

Ledamöterna ges tillfälle att ställa frågor utifrån informationen, som besvaras.

Informationsunderlag

• VD-info oktober 2022

B. Återrapportering Dataskydd

Matts Boman informerar om sitt uppdrag som dataskydds-ombud, samt skillnaden mellan dataskyddsförordningen (GDPR) jämfört med tidigare personuppgiftslag.

Vidare informerar Matts Boman om tillsynsområdena i tillsynen för MSVA-gruppen.

Utifrån genomförd tillsyn finns inget behov att gå vidare med ytterligare granskning eller åtgärd.

Ledamöterna ges tillfälle att ställa frågor utifrån informationen, som besvaras.

Informationsunderlag

  • Presentation tillsyn GDPR 2022, MSVA-gruppen
  • Tillsyn dataskydd 2022, MSVA-gruppen

C. Media och kommunikation, årlig uppföljning

Annika Ågebrant och Magnus Wiklund informerar om den årliga uppföljningen av statistik i digitala kanaler, media och samtalsuppföljning, samt ger exempel på aktiviteter som gjorts under året.

Ledamöterna ges tillfälle att ställa frågor utifrån informationen, som besvaras.

Informationsunderlag

  • Media kommunikation styrelsen 2022 okt

D. Information MSVA-gruppens säkerhetsarbete

Johan Sällström och Emelie Näs informerar om MSVA-gruppens säkerhetsarbete med avseende på:

  • Presentation av funktionsföreträdare
  • Organisation/ledning av säkerhetsarbetet
  • Långsiktigt arbete
  • Genomförda åtgärder
  • Strategi/tänk
  • Eskaleringstrappa
  • Ledamöterna ges tillfälle att ställa frågor utifrån informationen, som besvaras.

Informationsunderlag

  • Lägesbild, MSVA-gruppens säkerhetsarbete

BESLUTSÄRENDEN

Beslut

Styrelsen beslutar

att godkänna affärsplan 2023-2026; samt
fastställa förslag till budget för 2023; samt

att överlämna den fastställda budgeten och affärsplanen 2023-2026 till SVAB, Reko, TVAB och NVAB; samt
fastställa schablonfördelning av kostnader för 2023

Ärendet

Styrelsen behandlar de ekonomiska delarna i förslag till budget för 2023 med tillhörande affärsplan för tiden 2023-2026.

Vid fördelning av MSVAs kostnader till anläggningsbolagen har vissa övergripande funktioner fastställda schabloner (procentfördelningar). Orsaken är att för dessa funktioner sker arbetet på övergripande nivå för MSVA-gruppen som helhet, vilket försvårar tidrapportering till specifika anläggningsbolag och kostnadsställen. Det finns även övergripande kostnader som inte kan fördelas på timbasis. Inför 2023 har en schablonfördelad verksamhet tillkommit, utifrån beslutet att organisera om digitaliserings- och informationssäkerhetsarbetet.

De schabloner som är framtagna för 2023 har genomgått en utvärdering utifrån 2022 års erfarenheter och statistik.

Utifrån utvärdering finns inget behov av att förändra de procentuella schablonfördelningarna inför 2023, dock tillkommer schablon-fördelning för den tillkommande verksamheten.

Beslutsunderlag

  • 4årsplan, MSVA 2023-2026, Styrelserapport
  • Affärsplan 2023 med plan för 2024-2026
  • Beslutsärende schablonfördelning 2023
  • Bilaga 1 Jämförelse schablonfördelning 2023 med 2022

Beslut

Styrelsen beslutar

att uppdra till VD att ansöka och underteckna låneramsansökan om sammanlagt (checkkredit) och maximalt 35 mkr hos Sundsvalls kommun, vilket innebär att minska befintlig låneram med 10 mnkr.

Ärendet

Ewa Thorén informerar om behovet av låneram för MSVA under 2023.

Beslutsunderlag

  • Ansökan om låneram MittSverige Vatten AB 2023

Beslut

Styrelsen beslutar

att godkänna internkontrollrapporten för 2022 och uppdra till VD

att skicka internkontrollrapporten till respektive ägare för
kännedom.

Ärendet

Ewa Thorén informerar om genomförd internkontroll 2022.

Resultatet rapporteras till ägaren i respektive kommun i MSVA-gruppen.

Beslutsunderlag

  • Internkontrollrapport 2022, MSVA-gruppen
  • Självdeklaration 2022, MSVA-gruppen

Beslut

Styrelsen beslutar

att godkänna internkontrollplanen för 2023 och uppdra till VD att genomföra internkontroll enligt upprättad plan.

Ärendet

Styrelsen behandlar framtaget förslag till internkontrollplan för 2023. Förslaget innebär ett utvecklat arbetssätt för utvärderingen av samtliga väsentliga risker under året och är en anpassning till ägarkommunernas hantering.

Återrapportering till MSVA gruppens styrelser och ägare kommer ske löpande i samband med tertialuppföljningen av affärsplanen.

Beslutsunderlag

  • Internkontrollplan 2023

Beslut

Styrelsen beslutar

att inga nya ärenden ska läggas till styrelseloggen.

Beslut

Styrelsen beslutar

att styrelsen har tagit del av ärenden för kännedom

Beslutsunderlag

REKO-2022-00029-3 Protokollsutdrag § 101 Avfallstaxa 2023

Inga övriga frågor noteras.

Nästa sammanträde: Strategidag MSVA-gruppen

Datum: 2022-12-16
Tid: 09:30-15:00
Plats: Villa Marieberg

Ordföranden tackar för visat intresse och avslutar sammanträdet.

 

Hej och välkommen till MittSverige Vatten & Avfall.

Välj din kommun för att ta del av information som gäller där du
bor. Du kan alltid ändra ditt val i toppen av sidan.