2021-05-27 Protokoll 2 MSVA
Sammanträdesprotokoll MittSverige Vatten & Avfall AB. Sammanträdesdatum 2021-05-27.
Organ
MittSverige Vatten & Avfall AB.
Datum och tid
2021-05-27, klockan 10.30-12.30.
Plats
Digitalt via Skype.
Ledamöter
- Helge Sjödin, ordförande
- Bengt Nilsson, suppleant för TVAB (via Skype)
- Desislava Cvetkova (via Skype)
- Kenneth Challis (via Skype)
- Tony Andersson (via Skype)
- Carina Ohlson (via Skype)
- Ann-Christine Meiding (via Skype)
- Per-Magnus Forsberg (via Skype)
- Mats Zetterberg (via Skype).
Frånvarande ledamöter
- Jan Norberg, vice ordförande.
Personalrepresentanter
- Jörgen Unander, Kommunal (via Skype)
- Lars-Erik Löfdahl, Vision (via Skype).
Övriga
- Anneli Wikner, VD
- Tomas Larsson, avdelningschef, Affärsområde VA
- Jonas Strandberg, avdelningschef, Affärsområde Avfall (via Skype)
- Ewa Thorén, avdelningschef, Verksamhetsstöd
- Annika Ågebrant, avdelningschef, Externa relationer (via Skype)
- Lena Jönsson, HR-ansvarig, Verksamhetsstöd (via Skype § 19 och § 20).
Protokollet omfattar §§ 12-25
Justeras
- Helge Sjödin, ordförande
- Ann-Christine Meiding, justerare.
Ewa Thorén, sekreterare.
§ 12 Sammanträdets öppnande, val av justerare, godkännande av dagordning och föregående protokoll
§ 12 Sammanträdets öppnande
Ordföranden förklarar mötet öppnat.
§ 12A Val av protokollsjusterare
Att jämte ordföranden justera dagens protokoll föreslås Ann-Christine Meiding.
§ 12B Godkännande av dagordning
Styrelsen beslutar
att godkänna föreslagen dagordning.
§ 12C Godkännande av föregående protokoll
Styrelsen beslutar
att godkänna protokoll från styrelsemöte 2021-02-18.
§ 13 Informationspunkter
VD Informerar
VD Informerar är en stående punkt vid varje styrelsemöte.
Informationen är av mer allmän karaktär, som inte behandlas under någon annan punkt vid styrelsemötet. Styrelsen har möjlighet att i förväg meddela önskemål om information.
Anneli Wikner informerar denna gång om
- MSVA-gruppens tertialrapportering i sammanfattning
- Tillsyn, incidenter, tvist mm
- Forskning och utveckling
- Turbulent i Avfall Sverige, men bra betyg för oss
- Ärenden i MSVA, i korthet
- Strategidagar i augusti (framtida möten).
Informationsunderlag
- VD-info maj 2021.
Beslutsärenden
§ 14 Arbetsordning för styrelsen
Beslut
Styrelsen beslutar
att fastställa förslag till arbetsordning för styrelsens arbete.
Ärendet
Inga förändringar har skett jämfört med arbetsordningen för styrelsen för 2020.
Beslutsunderlag
- Arbetsordning styrelse maj 2021 MSVA.
§ 15 VD-instruktion
Beslut
Styrelsen beslutar
att fastställa förslag till VD-instruktion enligt bilagt förslag.
Ärendet
—
Beslutsunderlag
- VD instruktion maj 2021 MSVA.
§ 16 Firmateckning
Beslut
Styrelsen beslutar
att bolagets firma skall tecknas, förutom av styrelsen, av VD och en styrelseledamot i förening, två styrelseledamöter i förening, samt av verkställande direktören beträffande uppgifter som hen har att sköta enligt 8 kap. 29 § aktiebolagslagen.
Ärendet
Firmateckningen framgår av beslutad bolagsordning.
Beslutsunderlag
- Bolagsordning MSVA 2016-01-01.
§ 17 Beslut om ekonomisk rapportering
Beslut
Styrelsen beslutar
att VD lämnar ekonomisk rapport vid varje ordinarie styrelsemöte samt att tertialbokslut rapporteras på anvisat styrelsemöte.
VD skall ansvara för att Stadsbacken AB samt kommunstyrelsen i Timrå och Nordanstig erhåller tertialrapporter enligt anvisning.
Ärendet
Inga förändringar för ekonomisk rapportering har skett jämfört med styrelsens arbetsordning för 2020.
Beslutsunderlag
- Arbetsordning styrelse maj 2021 MSVA.
§ 18 VDs bisyssla
Beslut
Styrelsen beslutar
att godkänna anmäld bisyssla som ledamot i Trafikverkets styrelse för VD Anneli Wikner; samt
att godkänna anmäld bisyssla som ledamot i Sobonas styrelse för VD Anneli Wikner.
Ärendet
Beslut om godkännande av bisysslor för VD Anneli Wikner.
Beslutsunderlag
- Beslutsärende VDs bisyssla
§ 19 Årlig uppföljning arbetsmiljöarbete
Beslut
Styrelsen beslutar
att godkänna den årliga uppföljningen av det systematiska arbetsmiljöarbetet under 2020.
Ärendet
Lena Jönsson informerar om MSVAs systematiska arbetsmiljöarbete och den uppföljning som skett av 2020 års arbete under våren 2021, enligt § 11 AFS 2001:1.
Målsättningen med MSVAs arbetsmiljöarbete är att skapa en arbetsplats som upplevs utvecklande och stimulerande för alla medarbetare. Vi erbjuder ett tryggt och öppet arbetsklimat där kränkande särbehandling och utanförskap aktivt motverkas.
Systematiskt arbetsmiljöarbete ingår som en naturlig del i den ordinarie verksamheten och alla medarbetare har ett ansvar att följa våra rutiner och riktlinjer som gäller för en god och säker arbetsmiljö.
Beslutsunderlag
- Beslutsärende Årlig uppföljning arbetsmiljöarbete
- Bilaga 1 Årlig uppföljning arbetsmiljöarbete 2020.
§ 20 Uppförandekod
Beslut
Styrelsen beslutar
att godkänna uppförandekoden;
att uppdra till VD att vid behov revidera och aktualisera uppförandekoden; samt
att vid väsentliga förändringar av koden återkomma till styrelsen för nytt beslut.
Ärendet
Lena Jönsson informerar om att en uppförandekod har tagits fram tillsammans i chefsgruppen. Styrelsen fick en genomgång av uppförandekoden på strategidagen i december 2020 och det gavs även möjlighet att komma med synpunkter.
I koden ges riktlinjer för hur vi som medarbetare på MSVA ska uppträda när vi interagerar med varandra, våra kunder, de samhällen där vi verkar och andra intressenter. Även leverantörer, underentreprenörer och konsulter måste följa relevanta delar av vår uppförandekod under sitt samarbete med oss.
Uppförandekoden är avsedd att användas som utgångspunkt i samtal som rör etiska dilemman och gråzoner i det dagliga arbetet och för att utveckla samspelet på MSVAs arbetsplatser, samt för att upprätthålla en god arbetsmiljö.
Koden bygger på de internationellt överenskomna principerna i FN:s Global Compact och omfattar således riktlinjer inom områdena mänskliga rättigheter, arbetsrätt, miljö och antikorruption.
Uppförandekoden kompletteras av interna policyer och riktlinjer som ger ytterligare stöd i hur olika situationer ska hanteras.
Beslutsunderlag
- Beslutsärende Uppförandekod
- Bilaga 1 Policy Uppförandekod.
§ 21 Tertialbokslut för perioden januari-april 2021
Beslut
Styrelsen beslutar
att fastställa förslag till tertialbokslut för MittSverige Vatten & Avfall AB; samt
att överlämna tertialbokslutet med därtill fogad prognos för helåret 2021 till ägarbolagen SVAB, Reko, TVAB och NVAB.
Ärendet
Ärendet avser tertialbokslut för MSVA avseende perioden januari – april 2021 enligt utsänt underlag. Underlagen innehåller även uppföljning av affärsplanen inklusive årets internkontrollaktiviteter.
Beslutsunderlag
- MSVA Styrelserapport 2021-04
- MSVA-Gruppen – Uppföljning T1 Affärsplan 2021.
§ 22 Budgetförutsättningar budget 2022, med plan 2023-2025
Beslut
Styrelsen beslutar
att godkänna budgetförutsättningar för budget 2022, med plan 2023-2025 för MSVA-gruppens ingående bolag.
Ärendet
Budgetförutsättningarna är den gemensamma grunden för MSVAs arbete med att ta fram MSVA-gruppens affärsplan för perioden 2022-2025 och underlag till taxebeslut, i enlighet med uppdrags- och samarbetsavtalet mellan MSVA och respektive anläggningsbolag.
Taxebesluten för kommande år fattas i maj av respektive styrelse i anläggningsbolagen (Sundsvall Vatten AB, Timrå Vatten AB, Nordanstig Vatten AB samt Reko Sundsvall AB).
I slutet på oktober fattar respektive bolag i MSVA-gruppen beslut om affärsplan för perioden 2022-2025.
Beslutsunderlag
- Budgetförutsättningar 2022-2025.
§ 23 Kvarstående ärenden, styrelselogg
Styrelsen beslutar
att inga nya ärenden ska läggas till styrelseloggen.
§ 24 Övriga frågor och nästa sammanträde
Inga övriga frågor noteras.
Nästa sammanträde
Styrelseupptakt höst 2021.
Datum: 2021-08-25–26.
Tid: Meddelas senare.
Plats: Digitalt.
§ 25 Avslutning
Ordföranden tackar för visat intresse och avslutar sammanträdet.
Kontakt
MittSverige Vatten och Avfall
Besöksadress: Stuvarvägen 17, Sundsvall
Postadress: Box 189, 851 03 Sundsvall
Öppettider
Kundservice: 8.00 - 15.00