MittSverige Vatten och Avfall AB protokoll 2024-09-25

Sammanträdesprotokoll MittSverige Vatten & Avfall AB. Sammanträdesdatum 2024-09-25

Organ

MittSverige Vatten & Avfall AB

Datum

2024-09-25

Tid

Kl. 10:00-17:00

Plats

Quality Hotel Sundsvall (Aveny) Esplanaden 29, konferensrum Hattmakaren

Ledamöter

Arianne Sundman, Ordförande
Tony Andersson, Vice ordförande
Helge Sjödin
Johan Engström Lockner
Patrik Gunsth
Jan-Erik Iversen

Frånvarande ledamöter

Leif Nilsson
Christer Sjödin
Robert Nordin

Personalrepresentant

Jörgen Unander. Kommunal
Jessica Nordlöf, Vision

Övriga

Anneli Wikner, VD
Ewa Thorén, Avdelningschef Verksamhetsstöd
Annika Ågebrant, Avdelningschef Externa relationer
Tomas Larsson, Avdelningschef Affärsområde VA
Jonas Strandberg, Avdelningschef Affärsområde Avfall
Jessica Schröder, Miljöingenjör Miljö och Lab (§29 B)
Anita Lindholm, KMA-samordnare Verksamhetsstöd

Protokollet omfattar §§ 28-42

Arianne Sundman, Ordförande
Patrik Gunsth, Justerare
Ewa Thorén, Sekreterare

§ 28 Sammanträdets öppnande

Ordföranden förklarar mötet öppnat.

§ 28A Val av protokollsjusterare

Att jämte ordföranden justera dagens protokoll föreslås Patrik Gunsth.

§ 28B Godkännande av dagordning

Styrelsen beslutar

att godkänna föreslagen dagordning.

§ 28C Godkännande av föregående protokoll

Styrelsen beslutar

att godkänna protokoll från styrelsemöte 2024-05-30,

§ 29 Informationspunkter

A. VD Informerar

VD Informerar är en stående punkt vid varje styrelsemöte.

Informationen är av mer allmän karaktär, som inte behandlas under någon annan punkt vid styrelsemötet. Styrelsen har möjlighet att i förväg meddela önskemål om information.

Anneli Wikner informerar denna gång om:

• Återkoppling från styrelsernas strategidagar på Söråkers Herrgård i Timrå
• Omvärldsbevakning
• Vad händer i våra ägarkommuner
• Övrigt internt, externt, nätverk med mera
• Branschvalidering hos Reko i samverkan med Sobona
• Utredning av lokalbehov

Ledamöterna ges tillfälle att ställa frågor utifrån informationen, som besvaras.

Informationsunderlag

• VD-info september 2024

B. Miljörapporter

Avfall
Jonas Strandberg informerar om inlämnade miljörapporter för 2023, gällande avfallsbolaget Reko Sundsvall AB.

Avfallsverksamheten har tre tillståndspliktiga anläggningar (återvinningscentralerna), som har bedrivits utan anmärkning.

VA
Jessica Schröder informerar om inlämnade miljörapporter för 2023, gällande vattenbolagen Sundsvall Vatten AB, Timrå Vatten AB och Nordanstig Vatten AB.

Ett avloppsreningsverk är enligt lagstiftningen en miljöfarlig verksamhet. Det innebär att vi är skyldiga att följa föreskrifter och förordningar och det finns specifika villkor för varje reningsanläggning.

Villkor för utsläppshalter finns för samtliga avloppsreningsverk i BOD (Biologiskt nedbrytbart syreförbrukande material) och i totalfosfor (tot-P, näringsämne).

Viktigt för våra åtgärdsplaner framåt kommer vara tillskottsvatten, uppströmsarbete, recipientpåverkan, bräddningar och metangas.

Ledamöterna ges tillfälle att ställa frågor utifrån informationen, som besvaras

C. Finansiering vid exploatering

Tomas Larsson återkopplar från grupparbetet vid styrelse-konferensen 28-29 augusti. Bilder och sammanfattning är utlagda i Samarbetsrum.

Principerna kommer hanteras vidare vid det gemensamma ägarsamrådet 18 november. Återkoppling kommer ske till styrelsen.

Ledamöterna ges tillfälle att ställa frågor utifrån informationen, som besvaras.

D. Torsboda

Tomas Larsson informerar om att va-arbetena i Torsboda för etapp 1 går enligt plan och fattade beslut.

Ledamöterna ges tillfälle att ställa frågor utifrån informationen, som besvaras.

BESLUTSÄRENDEN

§ 30 Tertialbokslut för perioden januari-augusti 2024

att fastställa förslag till tertialbokslut för MittSverige Vatten & Avfall AB.
att överlämna tertialbokslutet med därtill fogad prognos för helåret 2024 till SVAB, Reko, TVAB och NVAB.

Ärendet

Ewa Thorén informerar om tertialbokslut för MSVA avseende perioden januari – augusti 2024 enligt utsänt underlag.

Underlagen innehåller även uppföljning av affärsplanen inklusive årets internkontrollaktiviteter.

Beslutsunderlag

• Internkontrollplan 2024
• MSVA Styrelserapport 2024-08
• Uppföljning Affärsplan 2024 med plan för 2025-2027 T2

§ 31 Mötesplanering 2025

Beslut

Styrelsen beslutar
att godkänna mötesplanering 2025-01-01- -2025-12-31

Ärendet

Mötet går igenom föreslagen mötesplanering.

Ledamot som inte kan delta på styrelsemöte meddelar ordförande och Internservice. Ledamoten ska även kontakta utsedd ersättare.

Beslutsunderlag

Planering styrelsemöten 2025-01-01--12-31

§ 32 Faktureringsperiod, MSVA till anläggningsbolagen

Beslut

Styrelsen beslutar
att MSVA:s debitering enligt Uppdrags- och samarbetsavtalet ska ske a-konto månadsvis i förskott; samt
att uppdra till Ewa Thorén att översända ärendet till ägarkommunerna för information och eventuellt ställningstagande gällande förändringen

Ärendet

Ewa Thorén informerar om att en översyn har gjorts av förutsättningarna för debiteringen enligt anläggningsbolagens Uppdrags- och samarbetsavtal med MSVA.

Analysen pekar på att ett mer affärsmässigt likviditets-/kassaflöde uppnås om faktureringen sker a-konto månadsvis i förskott, i stället för kvartalsvis.

För att uppnå detta förslås samtliga styrelser i det regionala samarbetet fatta beslut att MSVA ska debitera a-konto månadsvis i förskott.

Beslutsunderlag

• Beslutsärende Faktureringsperiod, MSVA till anläggningsbolagen

§ 33 Årlig uppföljning arbetsmiljöarbete, samt övergripande HR-info

Beslut

att godkänna den årliga uppföljningen av det systematiska arbetsmiljöarbetet under 2023

Ärendet

Lena Jönsson och Anita Lindholm informerar om att enligt § 11 AFS 2001:1 (Systematiskt arbetsmiljöarbete, SAM) ska arbetsgivaren varje år göra en uppföljning av sitt systematiska arbetsmiljöarbete. Uppföljningen skall dokumenteras skriftligt.

Målsättningen med MSVA:s arbetsmiljöarbete är att skapa en arbetsplats som upplevs utvecklande och stimulerande för alla medarbetare. Vi erbjuder ett tryggt och öppet arbetsklimat där kränkande särbehandling och utanförskap aktivt motverkas.

Systematiskt arbetsmiljöarbete ingår som en naturlig del i den ordinarie verksamheten och alla medarbetare har ett ansvar att följa våra rutiner och riktlinjer som gäller för en god och säker arbetsmiljö.

Ledamöterna ges tillfälle att ställa frågor utifrån informationen, som besvaras.

Beslutsunderlag

• Presentation arbetsmiljö 2023

§ 34 Policy Friskvård

Beslut

Styrelsen beslutar
att ersätta Policy Friskvård med Riktlinje Friskvård

Ärendet

Nuvarande policy för friskvård beslutades 2012, se bilaga 1.

En översyn har gjorts av policyn och nödvändiga revideringar har genomförts. I samband med översynen konstaterades att det är mer naturligt att det styrande dokumentet är en riktlinje (beslutas av vd).

Styrelsen förslås därför ta beslut om att ersätta Policy Friskvård med Riktlinje Friskvård, se bilaga 2.

Beslutsunderlag

• Beslutsärende Policy Friskvård
• Bilaga 1 Policy Friskvård
• Bilaga 2 Riktlinje Friskvård

§ 35 SOU 2024:37, remissvar

Beslut

Styrelsen beslutar
att uppdra till vd att besvara remiss SOU 2024:37; samt
att återrapportera remissvaret till styrelsen

Ärendet

Ewa Thorén informerar om att Finansdepartementet sedan 2021 har följt upp och utrett vissa frågor med anledning av de nya skattereglerna för företagssektorn som trädde i kraft den 1 januari 2019.

I maj 2024 lämnade utredarna sitt slutbetänkande och remitterade det med sista svarsdag 18 oktober. Svenskt Vatten avser att besvara remissen och har uppmanat medlemmarna att lämna egna remissvar. Svenskt Vatten remissvar kommer översändas till medlemmarna under vecka 39.

Utifrån de ekonomiska konsekvenserna som ovanstående skatteregler har medfört och kommer medföra bör MSVA besvarar remissen, dock vill bolaget invänta Svenskt Vattens remissvar. Utifrån planerade styrelsemöten föreslås styrelsen ge i uppdrag till vd att besvara remissen, för att därefter återrapportera.

Beslutsunderlag

• Beslutsärende SOU 2024_37, remissvar
• Bilaga 1 Slutbetänkande, förbättrade ränteavdragsregler för företag, SOU 2024_37
• Bilaga 2 Remissmissiv, SOU 2024_37

§ 36 Slutrapportering Investering Kombibil

Beslut

Styrelsen beslutar
att godkänna slutrapporteringen av investering i ny kombibil för slamsugning och högtrycksspolning; samt
att godkänna projektavslut

Ärendet

Ewa Thorén informerar om upphandling och investering i ny kombibil för slamsugning och högtrycksspolning, se styrelsebeslut 2022-05-24, §27.

Utfallet för investering blev 0,6 mnkr lägre än budget (budget 6,5 mnkr, utfall 5,9 mnkr) . Ersättningen för inbytet av tidigare kombibil blev enligt plan 1,5 mnkr.

Beslutsunderlag

• Beslutsärende Slutrapportering Investering Kombibil

§ 37 Sammanställning av beslut fattade av kommunfullmäktige 2023 som berör de kommunala bolagen (Sundsvall)

Beslut

Styrelsen beslutar
att godkänna rapport angående uppföljning av beslut fattade av kommunfullmäktige 2023.

Ärendet

En uppföljning har genomförts av de kommunfullmäktigebeslut som överlämnades vid årsstämman i maj.

Beslutsunderlag

• Uppföljning av - Sammanställning av beslut fattade av KF 2023

§ 38 Slutrapportering Samfakturering

Beslut

Styrelsen beslutar
att godkänna slutrapporteringen av Samfakturering VA och Avfall; samt
att godkänna projektavslut

Ärendet

Ewa Thorén informerar om att när avfallsbolaget Reko införlivades i MSVA-gruppen 2016 beslutades att samfakturera vatten-, avlopp- och avfallstjänster i Sundsvalls kommun. Beslutet togs för att stärka kundservicen och möjliggöra en effektivisering.

Det juridiska perspektivet vid samfakturering, främst avseende MSVA-gruppens organisationsstruktur, visade sig vara mer omfattande och mer komplicerad än bedömningen från början. Därför beslutade styrelserna i SVAB, Reko och MSVA att tillsätta ett samfaktureringsprojekt, med syfte att utreda möjliga lösningar.

I det fortsatta arbetet framkom även systemtekniska frågeställningar, utöver juridiska. Främst med avseende på kravhanteringen, som kräver dubbla inkassokrav vid oreglerade fakturor. Möjligheten till factoring via MSVA har utretts, både äkta där MSVA skulle ta över kreditrisken och oäkta där risken ligger kvar hos fordringsägarna SVAB och Reko.

Båda alternativen har fördelar och nackdelar, där tyvärr nackdelarna överväger nyttan för kunderna. Främst är det kundsystemet som inte kan stödja ett effektivt arbetssätt, utan skulle kräva ett ökat manuellt arbete med risk för fel.

Vi har även undersökt hur andra i branschen hanterat samfakturering, dock finns det ingen som har samma bolagsstruktur som MSVA-gruppen.

Utifrån från ovanstående rekommenderas att inte införa samfakturering och avsluta projektet. Arbetet med att ta fram andra alternativ för att effektivisera och minska kostnader för faktureringen kommer fortsätta, vilket hittills har medfört mervärden och ett förbättrat arbetssätt.

Beslutsunderlag

• Slutrapportering Samfakturering

§ 39 Kvarstående ärenden, styrelselogg

Beslut

Styrelsen beslutar
att efter slutrapport, §36, ta bort Investering Kombibil; samt
att efter slutrapport, §38, ta bort Samfakturering

§ 40 Ärenden för kännedom från respektive ägarkommun

Beslut

Styrelsen beslutar
att styrelsen har tagit del av ärenden för kännedom

Beslutsunderlag

• MSVAB-2023-00126-2 Protokollsutdrag KF 2024-04-29 – Ägardirektiv
• MSVAB-2024-00069-3 Protokollsutdrag från KF 2024-04-29 – Årsredovisning
• MSVAB-2024-00069-4 KF § 71 Årsredovisning 2023 Mitt Sverige Vatten och Avfall AB
• MSVAB-2024-00098-1 Protokollsutdrag Sponsringspolicy
• MSVAB-2024-00099-1 Protokollsutdrag Samnnyttjande av specialisttjänster
• MSVAB-2024-00100-1 Protokollsutdrag Tertialrapport 1
• MSVAB-2024-00106-1 Protokollsutdrag från Kommunfullmäktige sammanträde den 2024-06-24 – Delårs
• MSVAB-2024-00106-2 Protokollsutdrag från KS 2024-06-10 - Delårsrapport jan-april 2024
  MSVAB-2024-00107-1 Protokollsutdrag från Kommunfullmäktige sammanträde den 2024-06-24 - Mål oc
• 
  MSVAB-2024-00113-1 Protokollsutdrag KF 2024-06-24 - Infrastrukturstrategi 2024-2038
• NVAB-2023-00030-2 Investeringsbeslut Gnarps ARV
• REKO-2024-00022-2 Protokollsutdrag från KF 2024-04-29 – Årsredovisning
• SVAB-2024-00350-2 Protokollsutdrag från KF 2024-04-29 – Årsredovisning
• TVAB-2024-00082-1 KF § 70 Årsredovisning 2023 Timrå Vatten AB
• MSVAB-2024-00069-1 Beslut - 2024000124 - KS - § 24 Årsredovisning
• MSVAB-2024-00069-2 Protokollsutdrag från KS 2024-04-15 – Årsredovisning
• NVAB-2024-00015-2 Beslut - 2024000110 - KS - § 30 Utökad förlusttäckning
• NVAB-2024-00038-1 Beslut - 2024000123 - KS - § 23 Årsredovisning
• REKO-2024-00022-1 Protokollsutdrag KS 2024-04-15 – Årsredovisning
• SVAB-2024-00350-1 Protokollsutdrag från KS den 2024-04-15 - Årsredovisning

§ 41 Övriga frågor och nästa sammanträde

Inga övriga frågor noteras.

Nästa sammanträde; Styrelsemöten för MSVA-gruppen genomförs gemensamt
Datum: 2024-10-31 Tid: 09:00-17:00
Plats: Quality Hotel Sundsvall (Aveny) Esplanaden 29, konferensrum Hattmakaren

§ 42 Avslutning

Ordföranden tackar för visat intresse och avslutar sammanträdet.