Nordanstig Vatten AB protokoll 2023-11-01

Sammanträdesprotokoll Nordanstig Vatten AB.

Sammanträdesdatum

2023-11-01.

Tid

08:30-17:00.

Plats

Quality Hotel Sundsvall (Aveny) Esplanaden 29, konferensrum Hattmakaren.

Ledamöter

Patrik Gunsth Ordförande
Kaj Engström Vice ordförande
Carina Ohlson
Sonny Gröning

Frånvarande ledamot

Eva Andersson

Närvarande personalrepresentant

Jörgen Unander Kommunal

Frånvarande personalrepresentant

Jessica Olsson Vision

Övriga

Anneli Wikner, VD
Ewa Thorén, Avdelningschef Verksamhetsstöd
Annika Ågebrant, Avdelningschef Externa relationer Tomas Larsson Affärsområdeschef AO
Jonas Strandberg, Affärsområdeschef Avfall
Magnus Wiklund, Enhetschef Kommunikation

Protokollet omfattar §§ 38-47 (§39 B)

Justeras

Patrik Gunsth, ordförande
Sonny Gröning, justerare

Sekreterare

Ewa Thorén

§ 38 Sammanträdets öppnande

Ordföranden förklarar mötet öppnat.

§ 38A Val av protokollsjusterare

Att jämte ordföranden justera dagens protokoll utses Sonny Gröning.

§ 38B Godkännande av dagordning

Styrelsen beslutar att godkänna föreslagen dagordning.

§ 38C Godkännande av föregående protokoll

Styrelsen beslutar att godkänna protokoll från styrelsemöte 2023-09-22.

§ 39 Informationspunkter

A. VD Informerar

VD Informerar är en stående punkt vid varje styrelsemöte. Informationen är av mer allmän karaktär, som inte behandlas under någon annan punkt vid styrelsemötet. Styrelsen har möjlighet att i förväg meddela önskemål om information.

Anneli Wikner informerar denna gång om:

Affärsplan och internkontrollplan 2024 med plan för 2025-2027.
VAK- konferensen, mars 2024.
Forskning och utveckling.
Remiss
Strategidagen 15/12 2024.

Ledamöterna ges tillfälle att ställa frågor utifrån informationen, som besvaras.

Informationsunderlag

VD-info november 2023

B. Media och kommunikation, årlig uppföljning

Annika Ågebrant och Magnus Wiklund informerar om den årliga uppföljningen av statistik i digitala kanaler, media och samtalsuppföljning, samt ger exempel på aktiviteter som gjorts under året.

Ledamöterna ges tillfälle att ställa frågor utifrån informationen, som besvaras.

Informationsunderlag

Media kommunikation styrelsen, november 2023

C. Verksamhetsinformation VA

Tomas Larsson informerar om aktuell status för VA-verksamheten med avseende på:

VA-utbyggnaden efter NjurundakustenVA-arbeten för Torsboda
Ledamöterna ges tillfälle att ställa frågor utifrån informationen, som besvaras.

Informationsunderlag

Njurunda och Torsboda styrelsen, november 2023

Beslutsärenden

§ 40 Internkontrollrapport 2023

Beslut

Styrelsen beslutar
att godkänna internkontrollrapporten för 2023 och uppdra till VD
att skicka internkontrollrapporten till kommunstyrelsen för handläggning.

Ärendet

Ewa Thorén informerar om genomförd internkontroll 2023.

Resultatet rapporteras till ägaren i respektive kommun i MSVA-gruppen.

Ledamöterna ges tillfälle att ställa frågor, som besvaras.

Beslutsunderlag

Internkontrollplan 2023, Slutrapport.
Självdeklaration 2023, MSVA-gruppen.

§ 41 Affärsplan 2024-2027 & schablonfördelning 2024

Beslut

Styrelsen beslutar:
att fastställa framlagt förslag till budget för NVAB för 2024;
att godkänna affärsplan 2024-2027;
att överlämna den fastställda budgeten och affärsplanen 2024-2027 till kommunstyrelsen i Nordanstig; samt
att fastställa schablonfördelning av kostnader för 2024.

Ärendet

Styrelsen behandlar de ekonomiska delarna i förslag till budget för 2024 med tillhörande affärsplan för tiden 2024-2027.
Under 2023 har omvärldsfaktorer som vi inte råder över fortsatt påverka samhället och våra kommuner. För VA-verksamheten har såväl de verksamhetsmässiga som ekonomiska riskerna varit svårbedömda, i takt med stigande inflation och prisökningar samt snabbt höjda räntenivåer.

Avgiftshöjningen i 2023 års VA-taxa baserades på förutsättningarna under våren 2022, efter detta har både elpriser och räntor ökat kraftigt vilket medfört underskott under 2023. Dock är detta i linje med vår ambition att inte höja mer än nödvändigt, och medför i stället en större justering under 2024.

Det blir en kommunikativ utmaning att kunderna ska acceptera en förändrad prisbild, eftersom det är tjänster som till viss del tas för givet. Vi behöver synliggöra vad som gör det möjligt att leverera produkter och tjänster av hög kvalitet, och förmedla att det vi gör är viktigt och nödvändigt för ett hållbart samhälle.

Hur 2024 och kommande år kommer att fortsätta att utvecklas är fortsatt mycket svårbedömt och därmed också påverkan på ekonomi, verksamhet och kunder. Högre räntenivåer och hög inflationen ser ut att bita sig kvar under 2024, längre tid än vad till exempel Riksbanken och andra bedömare tidigare förutspått. Men vi vidtar alla åtgärder vi kan i form av kostnads-besparingar, omförhandlingar, inbromsningar och prioriteringar för att minska kostnadseffekten för våra kunder. Vår ambition är att öka våra ordinarie kostnader exklusive ränta väl under prisutvecklingen vi ser i samhället.

Trots omvärldsläget har vi behov av att både bromsa och gasa samtidigt. Vi har viktiga satsningar kommande år som vi är tvungna att genomföra relaterade till säkerhet, lag- och miljökrav. Utöver det har vi stora och viktiga satsningar utifrån ägarkommunens tillväxtambitioner. Inte minst med avseende på planerad industrietablering i Torsboda.

Under 2024 är NVAB:s budget tajt och Nordanstigs kommun behöver besluta om ett villkorat förlusttäckningsbidrag, som medför att de täcker eventuella underskott utöver planerat på 1,9 mnkr. Orsaken är att tidigare års överskott kommer användas för att täcka underskottet under 2023 och planerat för 2024. Det innebär att NVAB inte har några ekonomiska marginaler för oförutsedda kostnader under 2024.

En oförutsedd kostnad som högst troligt kommer påverka 2024 är stormen och regnovädret Hans, som inträffade i augusti 2023. Hans medförde höga vattenflöden i kommunen. Många försäkringsärenden har rapporterats in till följd av källaröversvämningar och ersättningsanspråket bedöms i dagsläget till 0,5 mnkr, men mörkertalet kan vara stort.

Vid fördelning av MSVAs kostnader till anläggningsbolagen har vissa övergripande funktioner fastställda schabloner (procentfördelningar). Orsaken är att för dessa funktioner sker arbetet på övergripande nivå för MSVA-gruppen som helhet, vilket försvårar tidrapportering till specifika anläggningsbolag och kostnadsställen. Det finns även övergripande kostnader som inte kan fördelas på timbasis. Schablonfördelningen fastställs årligen i respektive styrelse inom MSVA-gruppen.

De schabloner som är framtagna för 2024 har genomgått en utvärdering utifrån 2023 års erfarenheter och statistik. Utifrån utvärdering har en justering gjorts mellan Sundsvall Vatten AB och Reko Sundsvall AB. Det tillkommande ansvaret fastighetsnära insamling kommer innebära att avfallsverksamheten behöver utökat stöd från avdelningen Externa relationer, i form av kommunikationsstöd och kundservice.

Det innebär att tidigare fördelningen för schablonkostnaderna från avdelningen Externa relationer (ER) har förändrats enligt följande:

Ledamöterna ges tillfälle att ställa frågor, som besvaras.

Beslutsunderlag

4-årsplan – NVAB 2024-2027, Styrelserapport.
Affärsplan 2024 med plan för 2025-2027.
Beslutsärende schablonfördelning 2024.
Bilaga 1 Jämförelse schablonfördelning 2024 med 2023.

§ 42 Låneramar 2024

Beslut

Styrelsen beslutar
att styrelsen uppdrar till Ewa Thorén med Viktoria Boström och Helena Nordin som ersättare, att från och med 2024-01-01 till och med 2024-12-31, för företagets räkning nyupplåna, dvs öka företagets skulder under nämnda period, med totalt 20 mnkr;
att styrelsen uppdrar till Ewa Thorén med Viktoria Boström och Helena Nordin som ersättare, att från och med 2024-01-01 till och med den 2024-12-31, för företagets räkning omsätta lån, dvs låna upp belopp motsvarande belopp på de lån som förfaller till betalning under nämnda period; samt
att styrelsen uppdrar till Ewa Thorén att för bolagets räkning begära att bibehålla checkkrediten på internkontot i Nordanstigs kommun motsvarande 15 mkr

Ärendet

Ewa Thorén informerar om behovet av att utse ansvarig person i kontakter med banker för att förtydliga handläggning och ansvar
för bolagets lånebehov.

Beslutsunderlag

4-årsplan – NVAB 2024-2027, Styrelserapport.
Affärsplan 2024 med plan för 2025-2027.

§ 43 Internkontrollplan 2024

Beslut

Styrelsen beslutar
att godkänna internkontrollplanen för 2024 och uppdra till VD att
att genomföra internkontroll enligt upprättad plan.

Ärendet

Styrelsen behandlar framtaget förslag till internkontrollplan för 2024.
Återrapportering till MSVA-gruppens styrelser och ägare kommer ske löpande i samband med tertialuppföljningen av affärsplanen. Om behov uppstår kommer rapportering ske oftare.

Ledamöterna ges tillfälle att ställa frågor, som besvaras.

Beslutsunderlag

Internkontrollplan 2024.

§ 44 Kvarstående ärenden, styrelselogg

Beslut

Styrelsen beslutar
att inga nya ärenden ska läggas till styrelseloggen; samt
att upphäva beslut 2023-09-22, § 35.

Ärendet

Vid styrelsemötet i september beslutade styrelsen att begära en tidplan för kommunfullmäktiges beslut gällande utvecklingen i Mellanfjärden (2023-09-22, §35).

Utvecklingen i Mellanfjärden är beroende av att kommunfullmäktige fattar beslut om framtagen vägvalsutredning för avloppshanteringen i Nordanstig, vilket behandlades och återremitterades 22-11-08, §217.

Ewa Thorén och Tomas Larsson informerar om att sedan styrelsemötet i september har möten genomförts med chefen för Tillväxt & Service, vilket har lett fram till en tidplan för att besvara att-satserna i återremitteringen.

Enligt tidplanen ska underlaget vara klart för att anmälas till ledningsutskottet (LU) i januari.

Utifrån ovanstående förslås att upphäva beslut 2023-09-22, §35.

§ 45 Ärenden för kännedom från respektive ägarkommun

Beslut

Styrelsen beslutar
att styrelsen har tagit del av ärenden för kännedom.

Beslutsunderlag

• MSVAB-2022-00086-2 Protokollsutdrag från KS personalutskott 2023-09-19 Uppföljning kompetensförsörjningsplan 2022-2024.
• MSVAB-2023-00151-1 Protokollsutdrag från KS personalutskott 2023-09-19 Kostnader för åtgärdsprogram för säkrad bemanning.
• REKO-2023-00023-3 Protokollsutdrag Avfallstaxa 2024.
• REKO-2023-00042-1 Protokollsutdrag från KS sammanträde 2023-09-11 – Ansökan om dispens-kravet separat insamling bioavfall.
• SVAB-2023-00319-4 Protokollsutdrag VA-taxa 2024.

§ 46 Övriga frågor och nästa sammanträde tag

Gemensamma tillfällen för MSVA-gruppens styrelsemöten

Ett förslag finns att även septembermötena sker gemensamt, i stället för enskilt i respektive bolag. Syftet är att effektivisera och fördjupa förståelsen och kunskapen om bolagsgruppen.

Styrelsen diskuterar och är över lag positiva till förslaget, som hanteras vidare på strategidagen i december. Ett förslag på nytt gemensamt datum i september tas fram till dess, som underlag till diskussionen.

Nästa sammanträde: Strategidag MSVA-gruppen
Datum: 2023-12-15 Tid: 09:30-15:30, kaffe serveras från 09:00 Plats: Villa Marieberg.

§ 47 Avslutning

Ordföranden tackar för visat intresse och avslutar sammanträdet.