2021-02-18 Protokoll 1 Reko
Sammanträdesprotokoll Reko Sundsvall AB. Sammanträdesdatum 2021-02-18.
Organ:
Reko Sundsvall AB.
Datum och tid:
- 2021-02-19 klockan 13.30-15.00
- 2021-02-18 klockan 9.00-12.00
Informationsärenden och gemensamma muntliga föredragningar för samtliga styrelser i MSVA-gruppen.
Plats:
- Digitalt via Skype.
Ledamöter:
- Ulf Sjölinder, ordförande
- Desislava Cvetkova, vice ordförande
- Martin Jägesten, (via Skype)
- Mats Bäck, (via Skype)
- Susanne Engstedt, (via Skype)
- Per-Magnus Forsberg, (via Skype)
- Börje Mattsson, (via Skype).
Personalrepresentanter:
- Jörgen Unander, Kommunal (via Skype)
- Lars-Erik Löfdahl, Vision (via Skype).
Övriga:
- Anneli Wikner, VD
- Jonas Strandberg, avdelningschef, Affärsområdeschef Avfall
- Ewa Thorén, avdelningschef, Verksamhetsstöd
- Annika Ågebrant, avdelningschef, Externa relationer
- Therese Malmgren, auktoriserad revisor, KMPG (via Skype).
Protokollet omfattar §§ 1-10
Justeras:
- Ulf Sjölinder, ordförande
- Mats Bäck, justerare
Ewa Thorén, sekreterare.
§ 1 Sammanträdets öppnande, val av justerare, godkännande av dagordning och föregående protokoll
§ 1 Sammanträdets öppnande
Ordföranden förklarar mötet öppnat.
§ 1A Val av protokollsjusterare
Att jämte ordföranden justera dagens protokoll föreslås Mats Bäck.
§ 1B Godkännande av dagordning
Styrelsen beslutar
att godkänna föreslagen dagordning, med tillägg av informationspunkt § 2 B. Ansvar insamling returpapper.
§ 1C Godkännande av föregående protokoll
Styrelsen beslutar
att godkänna protokoll från styrelsemöte 2020-10-30.
§ 2 Informationspunkter
A. VD Informerar
VD Informerar är en stående punkt vid varje styrelsemöte.
Informationen är av mer allmän karaktär, som inte behandlas under någon annan punkt vid styrelsemötet. Styrelsen har möjlighet att i förväg meddela önskemål om information.
Anneli Wikner informerar denna gång om:
- I korthet
På grund av covid-19 är samarrangemanget med VA-guiden och Sundsvalls kommun framflyttat till 2023 eller 2024. - Forskning och utveckling
- Tillsyn, incidenter, tvist och ständiga förbättringar
- Status Covid 19 och klass 3 vädervarning
- MSVA-gruppens årsredovisning/bokslut 2020 i sammanfattning.
Informationsunderlag
- VD-info feb 2021
B. Ansvar insamling returpapper
Jonas Strandberg informerar om att bolaget har haft ett möte med tjänstemän på kommunstyrelsekontoret, för att diskutera regeringens beslut att flytta ansvaret för insamling av returpapper från producenterna till kommunerna.
Kostnaden för insamlingen ska hanteras via avfallstaxan och ansvaret börjar gälla 2022-01-01.
Sundsvalls kommun behöver besluta om att överlämna uppdraget till Reko. Vid kommunstyrelsekontorets ärendeberedning till kommunfullmäktige kommer bolaget hjälpa till med faktaunderlag.
Beslutsärenden
§ 3 Årsredovisning med bokslut för 2020 för Reko
Beslut
Styrelsen beslutar
att anta upprättat förslag till årsredovisning med bokslut för 2020 för Reko, vilken ska överlämnas till bolagsstämman för fastställelse och till Stadsbacken AB för kännedom.
Ärendet
Företas till behandling förslag till årsredovisning med bokslut för år 2020 för Reko.
Therese Malmgren går igenom MSVA-gruppens revision för 2020. Revisionen innehåller inte några anmärkningar mot styrelsens och VD:s sätt att handha sina uppgifter.
Tomas Larsson informerar om hållbarhetsindex för VA-bolagen i MSVA-gruppen. Hållbarhetsindex är ett verktyg från Svenskt Vatten
som visar om VA-verksamheten är långsiktigt hållbar och används bland annat för att identifiera åtgärder framåt.
Jonas Strandberg går igenom den plockanalys som genomförts för avfallsbolaget i Sundsvall, som visar på en betydande förbättring i hushållens sortering under 2020.
Beslutsunderlag:
- Bolagsrapport helårsrapportering Reko, 2020
- MSVA års- och hållbarhetsredovisning
- Reko Styrelserapport 202012
- Reko ÅR 2020
- Uppföljning helår Affärsplan 2020.
§ 4 Årsstämma 2021
Beslut
Styrelsen beslutar
att ordinarie årsstämma med Reko hålls den 2021-05-27 med början klockan 10.00.
Ärendet
Förslag till datum för årsstämman är anpassat till Stadsbacken ABs tidplan.
§ 5 Granskning av bolagsstyrning i ett koncernperspektiv
Beslut
Styrelsen beslutar
att godkänna framtaget svar på rekommendationer från KPMG; samt
att uppdra till VD att översända svaret till KPMG.
Ärendet
KPMG har på uppdrag av kommunens revisorer i deras roll som lekmannarevisorer genomfört en granskning av bolagsstyrning i ett koncernperspektiv. Revisionen önskar att bolagsstyrelserna i Stadsbacken och kommunstyrelsen lämnar synpunkter på de slutsatser som finns redovisade i rapporten senast den 19 februari 2021.
Enligt önskemål har ett gemensamt svar tagits fram för styrelserna i SVAB och Reko. Synpunkterna avser rekommendationerna för avsnittet Stadsbacken AB och övriga bolag.
Beslutsunderlag:
- Bilaga 1 Rapport – Granskning av Bolagsstyrning i ett koncernperspektiv
- Svar till KPMG.
§ 6 Justeringar affärsplan 2021-2024
Beslut
Styrelsen beslutar
att godkänna genomförda revideringar i affärsplan 2021-2024;
att fastställa affärsplan 2021-2024; samt
att överlämna den fastställda affärsplanen 2021-2024 till Stadsbacken AB.
Ärendet
Ewa Thorén informerar om att styrelserna i MSVA-gruppen årligen tar fram en gemensam affärsplan för kommande fyra år. I slutet av oktober 2020 fattade samtliga styrelser inom MSVA-gruppen beslut om affärsplanen för perioden 2021-2024.
NVABs styrelse antog affärsplanen 2021-2024 under förutsättning att kommunfullmäktige i Nordanstig fattade beslut om VA-taxa 2021, vilket beslutades 2020-11-23, § 76.
Rekos styrelse antog affärsplanen 2021-2024 under förutsättning att kommunfullmäktige i Sundsvall fattade beslut om framlagt förslag till reviderad avfallstaxa, vilket beslutades 2020-12-21, § 193.
Ovanstående beslut föranleder en revidering av affärsplanen för perioden 2021-2024, för att överensstämma med besluten. Samtliga styrelser bör rent formellt fatta beslut om den reviderade affärsplanen, eftersom det är ett gemensamt dokument.
Beslutsunderlag:
- Beslutsärende Justering affärsplan 2021-2024
- Bilaga 1 Affärsplan 2021 med plan för 2022-2024.
§ 7 Tidplan Utredning Avfallstaxa
Beslut
Styrelsen beslutar
att godkänna tidplanen för utredning och beslut om ny konstruktion för avfallstaxa i Sundsvalls kommun.
Ärendet
MittSverige Vatten & Avfall utreder ny konstruktion av avfallstaxan för Rekos räkning. Bakgrunden till det är bland annat förändringar i lagstiftning och miljökrav, förändrade kundbeteenden, svag koppling mellan kostnader och intäkter och att Sundsvalls kommun antagit en ny avfallsplan till och med 2030.
Syfte med utredningen är att ta fram en taxa som speglar våra kostnader, som är lätt att förstå och långsiktigt stabil.
Jonas Strandberg återkopplar till föregående arbetsmöte med styrelsen 2021-01-28 och går bland annat igenom förutsättningar utifrån behovstömning alternativt periodisk tömning för villor och verksamheter. Annika Ågebrant informerar vidare om planerad kommunikationsplan.
Förslagen till tidplan för beslutsärendet gås igenom. Tidplanen är utformad för att underlätta kommunikation inför införande, upphandling av nytt ramavtal för insamling av avfall, samt säkerställa stabilitet i taxan inför kommande förändringar i reglementen.
Styrelsen diskuterar och beslutar om att nästa arbetsmöte ska genomföras 2021-03-23, klockan 13.00-16.00. Underlag till mötet ska innehålla ytterligare fördjupning för alternativen behovstömning och periodisk tömning per kundkategori.
Beslutsunderlag:
- Beslutsärende Tidplan utredning avfallstaxa.
§ 8 Kvarstående ärenden, styrelselogg
Styrelsen beslutar
att inga nya ärenden ska läggas till styrelseloggen.
§ 9 Övriga frågor och nästa sammanträde
Inga övriga frågor noteras.
Kommande sammanträde; Arbetsmöte avfallstaxa
Datum: 2021-03-23
Tid: klockan 13.00-16.00
Plats: Via Skype
Nästkommande sammanträde; Styrelsemöte
Datum: 2021-05-28
Tid: klockan 09.00-11.00
Plats: Via Skype
§ 10 Avslutning
Ordföranden tackar för visat intresse och avslutar sammanträdet.