Reko Sundsvall AB protokoll 2023-11-01

Sammanträdesprotokoll Reko Sundsvall AB. Sammanträdesdatum 2023-11-01.

Organ

Reko Vatten AB.

Datum och tid

2023-11-01, klockan 08.30-17.00.

Plats

Quality Hotel Sundsvall (Aveny) Esplanaden 29, konferensrum Hattmakaren.

Ledamöter

Ulf Sjölinder Ordförande
Desislava Cvetkova Vice ordförande (via Teams)
Börje Mattsson
Drinor Seljmani
Jan-Erik Iversen
Per-Magnus Forsberg

Frånvarande ledamot

Martin Jägesten

Personalrepresentant

Jörgen Unander, Kommunal

Frånvarande personalrepresentant

Jessica Olsson, Vision

Övriga

Anneli Wikner, VD
Ewa Thorén, Avdelningschef Verksamhetsstöd
Annika Ågebrant, Avdelningschef Externa relationer
Jonas Strandberg, Affärsområdeschef Avfall
Tomas Larsson, Affärsområdeschef VA
Magnus Wiklund, Enhetschef Kommunikation (§34 B)

Protokollet omfattar §§ 33-42

Justeras

Ulf Sjölinder, Ordförande
Drinor Seljmani, Justerare
Ewa Thorén, Sekreterare

§ 33 Sammanträdets öppnande

Ordföranden förklarar mötet öppnat.

§ 33A Val av protokolljusterare

Att jämte ordföranden justera dagens protokoll föreslås Drinor Seljmani.

§ 33B Godkännande av dagordning

Styrelsen beslutar

att godkänna föreslagen dagordning.

§ 33C Godkännande av föregående protokoll

Styrelsen beslutar

att godkänna protokoll från styrelsemöte 2023-09-21.

§34 Informationspunkter

A. VD informerar

VD informerar är en stående punkt vid varje styrelsemöte.

Informationen är av mer allmän karaktär, som inte behandlas under någon annan punkt vid styrelsemötet. Styrelsen har möjlighet att i förväg meddela önskemål om information.

Anneli Wikner informerar denna gång om:

• Affärsplan och internkontrollplan 2024 med plan för 2025-2027.
• VAK-konferensen, mars 2024.
• Forskning och utveckling.
• Remiss.
• Strategidagen 15/12 2024

Ledamöterna ges tillfälle att ställa frågor utifrån informationen, som besvaras.

Informationsunderlag

VD-info november 2023

B. Media och kommunikation, årlig uppföljning

Annika Ågebrant och Magnus Wiklund informerar om den årliga uppföljningen av statistik i digitala kanaler, media och samtalsuppföljning, samt ger exempel på aktiviteter som gjorts under året.

Ledamöterna ges tillfälle att ställa frågor utifrån informationen, som besvaras.

Informationsunderlag

Media kommunikation styrelsen, november 2023

C. Verksamhetsinformation Avfall

Jonas Strandberg informerar om aktuell status för avfallsverksamheten med avseende på:

• Uppdatering förpackningar.
• Entreprenörsbyte sophämtningen.
• Upphandling förbränning.
• Statistik

Ledamöterna ges tillfälle att ställa frågor utifrån informationen, som besvaras.

Informationsunderlag

Verksamhetsinformation 20231101.

Beslutsärenden

§ 35 Internkontrollrapport 2023

Beslut

Styrelsen beslutar

att godkänna internkontrollrapporten för 2023 och uppdra till VD att skicka internkontrollrapporten till kommunstyrelsen för handläggning.

Ärendet

Ewa Thorén informerar om genomförd internkontroll 2023. Resultatet rapporteras till ägaren i respektive kommun i MSVA-gruppen.

Ledamöterna ges tillfälle att ställa frågor, som besvaras.

Beslutsunderlag

Internkontrollplan 2023, Slutrapport.
Självdeklaration 2023, MSVA-gruppen.

§ 36 Affärsplan 2024-2027 och schablonfördelning 2024

Beslut

Styrelsen beslutar

att fastställa framlagt förslag till budget för Reko Sundsvall för 2024;
att godkänna affärsplan 2024-2027 under förutsättning att kommunfullmäktige fattar beslut om framlagt förslag till reviderad avfallstaxa 2024 (se styrelsebeslut 2023-05-30 § 18);
att överlämna den fastställda budgeten och affärsplanen2024-2027 till Stadsbacken AB; samt
att fastställa schablonfördelning av kostnader för 2024.

Ärendet

Styrelsen behandlar de ekonomiska delarna i förslag till budget för 2024 med tillhörande affärsplan för tiden 2024-2027.

Den största utmaningen inom avfalls- och återvinningsbranschen är att det produceras och konsumeras för mycket. Trots samhällets ständigt ökande krav och höjda ambitionsnivåer för att minska avfallsmängderna, så går utvecklingen åt fel håll. När det gäller avfallshanteringen är dock Sverige ur ett globalt perspektiv duktigt på att hantera avfall och våra medborgare är flitiga besökare på återvinningscentraler. Det innebär att mycket av avfallet återvinns.

Vi ser en utmaning i att förutspå hur branschen inklusive kostnadsbilden utvecklas de kommande åren. Dock har läget klarnat något när det gäller fastighetsnära insamling, med nationellt beslut om i införande senast 2027 och kommunalt beslut om system för bostadsnära insamling. För vår del innebär det utökad organisation och stora investeringar för affärsområdet.

Vid fördelning av MSVAs kostnader till anläggningsbolagen har vissa övergripande funktioner fastställda schabloner (procentfördelningar). Orsaken är att för dessa funktioner sker arbetet på övergripande nivå för MSVA-gruppen som helhet, vilket försvårar tidrapportering till specifika anläggningsbolag och kostnadsställen. Det finns även övergripande kostnader som inte kan fördelas på timbasis. Schablonfördelningen fastställs årligen i respektive styrelse inom MSVA-gruppen.

De schabloner som är framtagna för 2024 har genomgått en utvärdering utifrån 2023 års erfarenheter och statistik. Utifrån utvärdering har en justering gjorts mellan Sundsvall Vatten AB och Reko Sundsvall AB. Det tillkommande ansvaret fastighetsnära insamling kommer innebära att avfallsverksamheten behöver utökat stöd från avdelningen Externa relationer, i form av kommunikationsstöd och kundservice.

Det innebär att tidigare fördelningen för schablonkostnaderna från avdelningen Externa relationer (ER) har förändrats enligt följande:

Ledamöterna ges tillfälle att ställa frågor, som besvaras.

Beslutsunderlag

• 4årsplan, Reko 2024-2027, Styrelserapport.
• Affärsplan 2024 med plan för 2025-2027.
• Beslutsärende schablonfördelning 2024.
• Bilaga 1 Jämförelse schablonfördelning 2024 med 2023.

§ 37 Låneramar 2024

Beslut

Styrelsen beslutar

att uppdra till VD att ansöka och underteckna låneramsansökan (checkkredit) om sammanlagt och maximalt 15 mkr hos Sundsvalls kommun, vilket innebär en oförändrad låneram jämfört med 2023.

Ärendet

Ewa Thorén informerar om behovet av låneram för Reko under 2024.

Beslutsunderlag

Ansökan om låneram REKO Sundsvall AB 2024.

§ 38 Internkontrollplan 2024

Beslut

Styrelsen beslutar

att godkänna internkontrollplanen för 2024 och uppdra till VD att genomföra internkontroll enligt upprättad plan.

Ärendet

Styrelsen behandlar framtaget förslag till internkontrollplan för 2024.

Återrapportering till MSVA-gruppens styrelser och ägare kommer ske löpande i samband med tertialuppföljningen av affärsplanen. Om behov uppstår kommer rapportering ske oftare.

Ledamöterna ges tillfälle att ställa frågor, som besvaras.

Beslutsunderlag

• Internkontrollplan 2024.

§ 39 Kvarstående ärenden, styrelselogg

Beslut

Styrelsen beslutar

att inga nya ärenden ska läggas till styrelseloggen.

§ 40 Ärenden för kännedom från respektive ägarkommun

Beslut

Styrelsen beslutar

att styrelsen har tagit del av ärenden för kännedom.

Beslutsunderlag

MSVAB-2022-00086-2 Protokollsutdrag från KS personalutskott 2023-09-19 Uppföljning kompetensförsörjningsplan 2022-2024.
MSVAB-2023-00151-1 Protokollsutdrag från KS personalutskott 2023-09-19 Kostnader för åtgärdsprogram för säkrad bemanning.
REKO-2023-00023-3 Protokollsutdrag Avfallstaxa 2024.
REKO-2023-00042-1 Protokollsutdrag från KS sammanträde 2023-09-11 – Ansökan om dispens-kravet separat insamling bioavfall.
SVAB-2023-00319-4 Protokollsutdrag VA-taxa 2024.

§ 41 Övriga frågor och nästa sammanträde

Gemensamma tillfällen för MSVA-gruppens styrelsemöten Ett förslag finns att även septembermötena sker gemensamt, i stället för enskilt i respektive bolag. Syftet är att effektivisera och fördjupa förståelsen och kunskapen om bolagsgruppen.

Styrelsen diskuterar och är över lag positiva till förslaget, som hanteras vidare på strategidagen i december. Ett förslag på nytt gemensamt datum i september tas fram till dess, som underlag till diskussionen.

Nästa sammanträde; Strategidag MSVA-gruppen

Datum: 2023-12-15
Tid: 09:30-15:30, kaffe serveras från 09:00
Plats: Villa Marieberg

§ 42 Avslutning

Ordföranden tackar för visat intresse och avslutar sammanträdet.