Reko Sundsvall AB protokoll 2024-09-25

Sammanträdesprotokoll Reko Sundsvall AB. Sammanträdesdatum 2024-09-25

Organ

Reko Sundsvall AB.

Datum och tid

2024-09-25, klockan 10:00-17.00.

Plats

Quality Hotel Sundsvall (Aveny) Esplanaden 29, konferensrum Hattmakaren.

Ledamöter

Ulf Sjölinder, Ordförande
Desislava Cvetkova, Vice ordförande
Börje Mattsson
Jan-Erik Iversen
Martin Jägesten
Per-Magnus Forsberg

Frånvarande ledamot

Drinor Seljmani

Personalrepresentant

Jörgen Unander, Kommunal
Jessica Olsson, Vision

Övriga

Anneli Wikner, VD
Ewa Thorén, Avdelningschef Verksamhetsstöd
Jonas Strandberg, Avdelningschef Affärsområde Avfall
Annika Ågebrant, Avdelningschef Externa relationer
Tomas Larsson, Avdelningschef VA

Protokollet omfattar §§ 25-36

Justeras

Ulf Sjölinder, Ordförande
Börje Mattsson, Justerare
Ewa Thorén, Sekreterare

§ 25 Sammanträdets öppnande

Ordföranden förklarar mötet öppnat.

§ 25A Val av protokollsjusterare

Att jämte ordföranden justera dagens protokoll föreslås Börje Mattsson.

§ 25B Godkännande av dagordning

Styrelsen beslutar

att godkänna föreslagen dagordning.

§ 25C Godkännande av föregående protokoll

Styrelsen beslutar

att godkänna protokoll från styrelsemöte 2024-08-29.

§ 26 INFORMATIONSPUNKTER

A. VD Informerar

VD Informerar är en stående punkt vid varje styrelsemöte. Informationen är av mer allmän karaktär, som inte behandlas under någon annan punkt vid styrelsemötet. Styrelsen har möjlighet att i förväg meddela önskemål om information.

Anneli Wikner informerar denna gång om:

• Återkoppling från styrelsernas strategidagar på Söråkers Herrgård i Timrå
• Omvärldsbevakning
• Vad händer i våra ägarkommuner
• Övrigt internt, externt, nätverk med mera
• Branschvalidering hos Reko i samverkan med Sobona
• Utredning av lokalbehov
• Ledamöterna ges tillfälle att ställa frågor utifrån informationen, som besvaras

Informationsunderlag

VD-info September 2024

B. Miljörapporter

Jonas Strandberg informerar om inlämnade miljörapporter för 2023, gällande avfallsbolaget Reko Sundsvall AB.

Avfallsverksamheten har tre tillståndspliktiga anläggningar (återvinningscentralerna), som har bedrivits utan anmärkning

Ledamöterna ges tillfälle att ställa frågor utifrån informationen, som besvaras.

BESLUTSÄRENDEN

§ 27 Systemval och investering för fastighetsnära insamling av förpackningar

Beslut

Styrelsen beslutar att föreslå kommunfullmäktige att besluta
att upphäva första att-satsen i kommunfullmäktiges inriktningsbeslut för fastighetsnära insamling, beslut 2023-03-27 §78, ”att fastighetsnära insamling av förpackningar och returpapper i Sundsvalls kommun ska genomföras med fyrfackssystem”;
att fastighetsnära insamling av förpackningar från småhus i Sundsvalls kommun ska genomföras med separata kärl;
att godkänna återrapportering av tidplanen för arbetet med införande av fastighetsnära insamling från småhus, enligt att-sats tre
i beslut 2023-03-27, §78; samt
att godkänna ett investeringsbeslut för införande av fastighetsnära insamling i Sundsvalls kommun på maximalt 40 mnkr, enligt att-sats två i beslut 2023-03-27, §78

Ärendet

Jonas Strandberg informerar om ärendet, som avser att besvara och till viss del ändra fullmäktiges inriktningsbeslut avseende kommunalt insamlings-ansvar för förpackningar från hushåll och samlokaliserade verksamheter som valt kommunal insamling (se kommunfullmäktigebeslut 2023-03-27, §78).

Sedan utredningen och kommunfullmäktiges inriktningsbeslut i mars 2023, att uppfylla ansvaret genom fyrfacksystem, har det framkommit en annan lösning som har lägre kostnader över tid. Eftersom målsättningen är att uppfylla Sundsvalls kommuns ansvar till så låg kostnad som möjligt föreslås att ändra inriktningsbeslutet till ett system med separata kärl. Systemet med fyrfackskärl är väsentligt dyrare än ett system med separata kärl. Skälet att ändra inriktningsbeslutet är dock inte enbart ekonomiska, utan även utifrån aspekterna miljö, arbetsmiljö, flexibilitet för kunderna samt bibehållen leverantörskonkurrens.

De nackdelar som separata kärl medför är framför allt estetiska och behov av yta på fastigheten, samt att det kan vara utmanande att hålla reda på när vilket/vilka kärl ska ställas ut till tömning. De positiva aspekterna överväger dock systemvalet med separata kärl.
Ledamöterna ges tillfälle att ställa frågor utifrån informationen, som besvaras.

Beslutsunderlag

• Tjänsteärende - Systemval och investering för fastighetsnära insamling av förpackningar
• Bilaga 1 - Framtida förpackningsmängder och material

§ 28 Tertialbokslut för perioden januari-augusti 2024

Beslut

Styrelsen beslutar
att fastställa förslag till tertialbokslut för Reko Sundsvall AB; samt
att överlämna tertialbokslutet med därtill fogad prognos för helåret 2024 till Stadsbacken AB.

Ärendet

Ewa Thorén föredrar tertialbokslut för Reko Sundsvall AB avseende perioden januari – augusti 2024 enligt utsänt underlag.

Underlagen innehåller även uppföljning av affärsplanen inklusive årets internkontrollaktiviteter.

Beslutsunderlag

• Internkontrollplan 2024
• REKO Styrelserapport 2024-08
• Uppföljning Affärsplan 2024 med plan för 2025-2027 T2

§ 29 Mötesplanering 2025

Beslut

Styrelsen beslutar
att godkänna mötesplanering 2025-01-01- -2025-12-31

Ärendet

Mötet går igenom föreslagen mötesplanering.

Ledamot som inte kan delta på styrelsemöte meddelar ordförande och Internservice.

Beslutsunderlag

• Planering styrelsemöten 2025-01-01--12-31

§ 30 Faktureringsperiod, MSVA till anläggningsbolagen

Beslut

Styrelsen beslutar
att MSVA:s debitering enligt Uppdrags- och samarbetsavtalet ska ske a-konto månadsvis i förskott; samt
att uppdra till Ewa Thorén att översända ärendet till ägarkommunerna för information och eventuellt ställningstagande gällande förändringen

Ärendet

Ewa Thorén informerar om att en översyn har gjorts av förutsättningarna för debiteringen enligt anläggningsbolagens Uppdrags- och samarbetsavtal med MSVA.

Analysen pekar på att ett mer affärsmässigt likviditets-/kassaflöde uppnås om faktureringen sker a-konto månadsvis i förskott, i stället för kvartalsvis.

För att uppnå detta förslås samtliga styrelser i det regionala samarbetet fatta beslut att MSVA ska debitera a-konto månadsvis i förskott.

Beslutsunderlag

• Beslutsärende Faktureringsperiod, MSVA till anläggningsbolagen

§ 31 Sammanställning av beslut fattade av kommunfullmäktige 2023 som berör de kommunala bolagen (Sundsvall)

Beslut

Styrelsen beslutar
att godkänna rapport angående uppföljning av beslut fattade av kommunfullmäktige 2023.

Ärendet

En uppföljning har genomförts av de kommunfullmäktigebeslut som överlämnades vid årsstämman i maj.

Beslutsunderlag

• Uppföljning av - Sammanställning av beslut fattade av KF 2023

§ 32 Slutrapportering Samfakturering

Beslut

Styrelsen beslutar
att godkänna slutrapporteringen av Samfakturering VA och Avfall; samt
att godkänna projektavslut

Ärendet

Ewa Thorén informerar om att när avfallsbolaget Reko införlivades i MSVA-gruppen 2016 beslutades att samfakturera vatten-, avlopp- och avfallstjänster i Sundsvalls kommun. Beslutet togs för att stärka kundservicen och möjliggöra en effektivisering.

Det juridiska perspektivet vid samfakturering, främst avseende MSVA-gruppens organisationsstruktur, visade sig vara mer omfattande och mer komplicerad än bedömningen från början. Därför beslutade styrelserna i SVAB, Reko och MSVA att tillsätta ett samfaktureringsprojekt, med syfte att utreda möjliga lösningar.

I det fortsatta arbetet framkom även systemtekniska frågeställningar, utöver juridiska. Främst med avseende på kravhanteringen, som kräver dubbla inkassokrav vid oreglerade fakturor. Möjligheten till factoring via MSVA har utretts, både äkta där MSVA skulle ta över kreditrisken och oäkta där risken ligger kvar hos fordringsägarna SVAB och Reko.

Båda alternativen har fördelar och nackdelar, där tyvärr nackdelarna överväger nyttan för kunderna. Främst är det kundsystemet som inte kan stödja ett effektivt arbetssätt, utan skulle kräva ett ökat manuellt arbete med risk för fel.

Vi har även undersökt hur andra i branschen hanterat samfakturering, dock finns det ingen som har samma bolagsstruktur som MSVA-gruppen.

Utifrån från ovanstående rekommenderas att inte införa samfakturering och avsluta projektet. Arbetet med att ta fram andra alternativ för att effektivisera och minska kostnader för faktureringen kommer fortsätta, vilket hittills har medfört mervärden och ett förbättrat arbetssätt.

Beslutsunderlag

• Slutrapportering Samfakturering

§ 33 Kvarstående ärenden, styrelselogg

Beslut

Styrelsen beslutar
att efter slutrapport, §32, ta bort Samfakturering

§ 34 Ärenden för kännedom från respektive ägarkommun

Beslut

Styrelsen beslutar
att styrelsen har tagit del av ärenden för kännedom.

Beslutsunderlag

• MSVAB-2023-00126-2 Protokollsutdrag KF 2024-04-29 – Ägardirektiv
• MSVAB-2024-00069-3 Protokollsutdrag från KF 2024-04-29 – Årsredovisning
• MSVAB-2024-00069-4 KF § 71 Årsredovisning 2023 Mitt Sverige Vatten och Avfall AB
• MSVAB-2024-00098-1 Protokollsutdrag Sponsringspolicy
• MSVAB-2024-00099-1 Protokollsutdrag Samnnyttjande av specialisttjänster
• MSVAB-2024-00100-1 Protokollsutdrag Tertialrapport 1
• MSVAB-2024-00106-1 Protokollsutdrag från Kommunfullmäktige sammanträde den 2024-06-24 – Delårs
• MSVAB-2024-00106-2 Protokollsutdrag från KS 2024-06-10 - Delårsrapport jan-april 2024
• MSVAB-2024-00107-1 Protokollsutdrag från Kommunfullmäktige sammanträde den 2024-06-24 - Mål oc
• MSVAB-2024-00113-1 Protokollsutdrag KF 2024-06-24 - Infrastrukturstrategi 2024-2038
• NVAB-2023-00030-2 Investeringsbeslut Gnarps ARV
• REKO-2024-00022-2 Protokollsutdrag från KF 2024-04-29 – Årsredovisning
• SVAB-2024-00350-2 Protokollsutdrag från KF 2024-04-29 – Årsredovisning
• TVAB-2024-00082-1 KF § 70 Årsredovisning 2023 Timrå Vatten AB
• MSVAB-2024-00069-1 Beslut - 2024000124 - KS - § 24 Årsredovisning
• MSVAB-2024-00069-2 Protokollsutdrag från KS 2024-04-15 – Årsredovisning
• NVAB-2024-00015-2 Beslut - 2024000110 - KS - § 30 Utökad förlusttäckning
• NVAB-2024-00038-1 Beslut - 2024000123 - KS - § 23 Årsredovisning
• REKO-2024-00022-1 Protokollsutdrag KS 2024-04-15 – Årsredovisning
• SVAB-2024-00350-1 Protokollsutdrag från KS den 2024-04-15 - Årsredovisning

§ 35 Övriga frågor och nästa sammanträde

Inga övriga frågor noteras.

Nästa sammanträde; Styrelsemöten för MSVA-gruppen genomförs gemensamt
Datum: 2024-10-31 Tid: 09:00-17:00
Plats: Quality Hotel Sundsvall (Aveny) Esplanaden 29, konferensrum Hattmakaren

§ 36 Avslutning

Ordföranden tackar för visat intresse och avslutar sammanträdet.