2022-10-27 Protokoll 5 SVAB

Sammanträdesprotokoll Sundsvall Vatten AB. Sammanträdesdatum 2022-10-27.

Organ

Sundsvall Vatten AB

Datum och tid

2022-10-27 klockan 12.30–13.45

2022-10-27 klockan 09.00–12.00

Informationsärenden och gemensamma muntliga föredragningar för samtliga styrelser i MSVA-gruppen

Plats

Digitalt

Ledamöter

Helge Sjödin, ordförande
Desislava Cvetkova, vice ordförande
Per-Magnus Forsberg
Emil Esping

Frånvarande ledamöter

Kenneth Challis

Personalrepresentanter

Jörgen Unander, Kommunal
Jessica Olsson, Vision

Övriga

Anneli Wikner, vd
Tomas Larsson, affärsområdeschef VA
Ewa Thorén, avdelningschef Verksamhetsstöd
Annika Ågebrant, avdelningschef Externa relationer
Matts Boman, dataskyddssamordnare, MSVA-gruppen
Magnus Wiklund, kommunikationschef, Externa relationer
Johan Sällström, säkerhetsansvarig/säkerhetsskyddschef
Emelie Näs, informationssäkerhetsansvarig/dataskyddssamordnare
Maria Roos, projektledare, Projekt
Malin Tuvesson, process- och utvecklingsansvarig avlopp, Utveckling

Protokollet omfattar §§ 45-58

Justeras

Helge Sjödin, ordförande
Per-Magnus Forsberg, justerare

Ewa Thorén, sekreterare

§ 45 Sammanträdets öppnande

Ordföranden förklarar mötet öppnat.

§ 45A Val av protokollsjusterare

Att jämte ordföranden justera dagens protokoll föreslås Per-Magnus Forsberg.

§ 45B Godkännande av dagordning

Styrelsen beslutar

att godkänna föreslagen dagordning, med tillägg för informationspunkt §46 E. Information MSVA-gruppens säkerhetsarbete.

§ 45C Godkännande av föregående protokoll

Styrelsen beslutar

att godkänna protokoll från styrelsemöte 2022-09-22.

A. VD Informerar

VD Informerar är en stående punkt vid varje styrelsemöte.

Informationen är av mer allmän karaktär, som inte behandlas under någon annan punkt vid styrelsemötet. Styrelsen har möjlighet att i förväg meddela önskemål om information.

Anneli Wikner informerar denna gång om:

  • Affärsplan 2023 med plan för framtiden
  • Strategidagen december 2022

Ledamöterna ges tillfälle att ställa frågor utifrån informationen, som besvaras.

Informationsunderlag

  • VD-info oktober 2022

B. Återrapportering Dataskydd

Matts Boman informerar om sitt uppdrag som dataskydds-ombud, samt skillnaden mellan dataskyddsförordningen (GDPR) jämfört med tidigare personuppgiftslag.

Vidare informerar Matts Boman om tillsynsområdena i tillsynen för MSVA-gruppen.

Utifrån genomförd tillsyn finns inget behov att gå vidare med ytterligare granskning eller åtgärd.

Ledamöterna ges tillfälle att ställa frågor utifrån informationen, som besvaras.

Informationsunderlag

  • Presentation tillsyn GDPR 2022, MSVA-gruppen
  • Tillsyn dataskydd 2022, MSVA-gruppen

C. Media och kommunikation, årlig uppföljning

Annika Ågebrant och Magnus Wiklund informerar om den årliga uppföljningen av statistik i digitala kanaler, media och samtalsuppföljning, samt ger exempel på aktiviteter som gjorts under året.

Ledamöterna ges tillfälle att ställa frågor utifrån informationen, som besvaras.

Informationsunderlag

  • Media kommunikation styrelsen 2022 okt

D. Fördjupad utredning avloppsstrategi, Sundsvall

Maria Roos och Malin Tuvesson om status för de fördjupade utredningarna för Sundsvalls framtida avloppshantering, samt fortsatt process och beslutsgång.

Ledamöterna ges tillfälle att ställa frågor utifrån informationen, som besvaras.

Informationsunderlag

  • Fördjupande utredningar, avloppshantering Sundsvall

E. Information MSVA-gruppens säkerhetsarbete

Johan Sällström och Emelie Näs informerar om MSVA-gruppens säkerhetsarbete med avseende på:

  • Presentation av funktionsföreträdare
  • Organisation/ledning av säkerhetsarbetet
  • Långsiktigt arbete
  • Genomförda åtgärder
  • Strategi/tänk
  • Eskaleringstrappa

Ledamöterna ges tillfälle att ställa frågor utifrån informationen, som besvaras.

Informationsunderlag

  • Lägesbild, MSVA-gruppens säkerhetsarbete

Beslutsärenden

Beslut

Styrelsen beslutar

att fastställa framlagt förslag till budget för SVAB för 2023 och SVAB-koncernen för 2023;
att godkänna affärsplan 2023-2026;
att överlämna den fastställda budgeten och affärsplanen 2023-2026 till Stadsbacken AB; samt
att fastställa schablonfördelning av kostnader för 2023

Ärendet

Styrelsen behandlar de ekonomiska delarna i förslag till budget för 2023 med tillhörande affärsplan för tiden 2023-2026.
Under 2022 har omvärldsfaktorer som vi inte råder över påverkat samhället och våra kommuner. De verksamhetsmässiga och ekonomiska riskerna har varit svårbedömda, i takt med stigande inflation och prisökningar samt snabbt höjda räntenivåer. Avgiftshöjningen i 2023 års VA-taxa baserades på förutsättningarna under våren, efter detta har både elpriser och räntor ökat kraftigt vilket medför ett underskott under 2023. Dock är detta i linje med vår ambition att inte höja mer än nödvändigt, och medför i stället en större justering under 2024.

Hur 2023 och kommande år kommer att fortsätta att utvecklas är mycket svårbedömt och därmed också påverkan på ekonomi, verksamhet och kunder. Men vi vidtar alla åtgärder vi kan i form av kostnadsbesparingar, omförhandlingar, inbromsningar och prioriteringar för att minska kostnadseffekten för våra kunder. Vår ambition är att vi ökar våra ordinarie kostnader exklusive ränta väl under prisutvecklingen vi ser i samhället. Trots detta har vi viktiga satsningar kommande år som vi är tvungna att genomföra relaterade till lag- och miljökrav och kommunens tillväxtambitioner.

Vid fördelning av MSVAs kostnader till anläggningsbolagen har vissa övergripande funktioner fastställda schabloner (procentfördelningar). Orsaken är att för dessa funktioner sker arbetet på övergripande nivå för MSVA-gruppen som helhet, vilket försvårar tidrapportering till specifika anläggningsbolag och kostnadsställen. Det finns även övergripande kostnader som inte kan fördelas på timbasis. Inför 2023 har en schablonfördelad verksamhet tillkommit, utifrån beslutet att organisera om digitaliserings- och informationssäkerhetsarbetet.
De schabloner som är framtagna för 2023 har genomgått en utvärdering utifrån 2022 års erfarenheter och statistik. Utifrån utvärdering finns inget behov av att förändra de procentuella schablonfördelningarna inför 2023, dock tillkommer schablonfördelning för den tillkommande verksamheten.

Beslutsunderlag

  • 4årsplan – SVAB 2023-2026, Styrelserapport
  • Affärsplan 2023 med plan för 2024-2026
  • Beslutsärende schablonfördelning 2023
  • Bilaga 1 Jämförelse schablonfördelning 2023 med 2022

Beslut

Styrelsen beslutar

att uppdra till VD att ansöka och underteckna låneramsansökan om sammanlagt (lån och checkkredit) och maximalt 1 780 mnkr hos Sundsvalls kommun; samt
att styrelsen uppdrar till Ewa Thorén med Helena Nordin som ersättare, att från och med 2023-01-01 till och med 2023-12-31, för företagets räkning nyupplåna, d.v.s. öka företagets skulder under nämnda period, med maximalt 270 mnkr; samt
att styrelsen uppdrar till Ewa Thorén med Helena Nordin som ersättare, att från och med 2023-01-01 till och med 2023-12-31, för företagets räkning omsätta lån, d.v.s. låna upp belopp motsvarande belopp på de lån som förfaller till betalning under nämnda period.

Ärendet

Ewa Thorén informerar om behovet av att utse ansvarig person i kontakter med internbanken för att förtydliga handläggning och ansvar för bolagets lånebehov.

Beslutsunderlag

  • Ansökan om låneram Sundsvall Vatten AB 2023

Beslut

Styrelsen beslutar

att godkänna internkontrollrapporten för 2022 och uppdra till VD att skicka internkontrollrapporten till Stadsbacken AB för handläggning.

Ärendet

Ewa Thorén informerar om genomförd internkontroll 2022.
Resultatet rapporteras till ägaren i respektive kommun i MSVA-gruppen.

Beslutsunderlag

  • Internkontrollrapport 2022, MSVA-gruppen
  • Självdeklaration 2022, MSVA-gruppen

Beslut

Styrelsen beslutar

att godkänna internkontrollplanen för 2023 och uppdra till VD att genomföra internkontroll enligt upprättad plan.

Ärendet

Styrelsen behandlar framtaget förslag till internkontrollplan för 2023. Förslaget innebär ett utvecklat arbetssätt för utvärderingen av samtliga väsentliga risker under året och är en anpassning till ägarkommunernas hantering.

Återrapportering till MSVA gruppens styrelser och ägare kommer ske löpande i samband med tertialuppföljningen av affärsplanen.

Beslutsunderlag

  • Internkontrollplan 2023

Styrelsen beslutar

att godkänna slutrapporteringen av projekt Solhaga Spill- och dagvattenledningar; samt
att godkänna projektavslut

Ärendet

Tomas Larsson informerar om genomförd investering, som beslutades 2019-05-23, § 32.

För en robust lösning av dag- och spillvattenproblematik i berört område bedömdes en åtgärd med anläggande av ny dagvattenledning vara det enda gångbara alternativet. Åtgärden har medfört möjlighet till utbyggd separering av dag- och spillvatten i angränsande område, som ger minskad belastning på spillvattennätet och avloppsreningsverk.

Projektet beviljades en investering om 11,5 mnkr och projektets slutkostnad slutade på 11,49 mnkr.

Beslutsunderlag

  • Beslutsärende Slutrapportering Solhaga Spill- och dagvattenledningar

Beslut

Styrelsen beslutar

att godkänna slutrapporteringen av projekt Norra Kajen nytt VA i lokalgator DP 1A; samt
att godkänna projektavslut

Ärendet

Tomas Larsson informerar om genomförd investering, som beslutades 2019-05-23, § 30.

Sundsvall växer och vi blir fler sundsvallsbor, det ställer krav på fler bostäder. VA-investeringen har genomförts för att möjliggöra bostäder i stadsdelen Norra kajen DP1A.

Projektet beviljades en investering om 10,0 mnkr och projektets slutkostnad slutade på 9,3 mnkr.

Beslutsunderlag

  • Beslutsärende Slutrapportering Norra Kajen nytt VA i lokalgator DP 1A

Beslut

Styrelsen beslutar

att godkänna föredragningen; samt
att godkänna reinvesteringen av nytt luftningssystem till Fillan avloppsreningsverk med en budget på 8 mnkr

Ärendet

Tomas Larsson informerar om att den utrustning som ingår i luftningssystemet för den biologiska reningen vid Fillans avloppsreningsverk är från 90-talets början. Syftet med föreslagen investering är att optimera samt till stora delar förnya luftningssystemet till de fyra biologiska luftningsbassängerna.

Genom att förnya luftningssystemen skapas bättre förutsättningar för att säkerhetsställa en optimerad drift av det biologiska reningssteget, både med hänsyn till process och energiförbrukning.

Budget är beräknad till 8 mnkr och projektet planeras att genomföras under våren 2023.

Beslutsunderlag

  • Beslutsärende Optimering luftning Fillan avloppsreningsverk

Beslut

Styrelsen beslutar

att godkänna planerade arbeten för detaljplaneområde Alliero och dess anslutande ledningsstruktur enligt underlag; samt
att bevilja utökning av investeringsprojektet med 25 mnkr till totalt 55 mnkr

Ärendet

Tomas Larsson informerar om kommunens exploatering av området Alliero, mellan Idrottsparken och Folkets Park. För att kunna exploatera området behöver det genomföras om- och tillbyggnationer av vatten-, spillvatten- och dagvattenledningar, samt upprättas nya förbindelsepunkter. SVAB kommer att utföra alla om- och tillbyggnader söder om Universitetsallén, som krävs för det nya området.

Investeringen har tidigare behandlats och beslutats av styrelsen i SVAB 2021-10-28, § 42. Projektbudgeten var en grovuppskattning på 30 mnkr, som bestod av nyinvesteringar på 26 mnkr och reinvesteringar på 4 mnkr. Beslutet var nödvändigt att ta i ett tidigt skede, för att följa kommunens tidplan och påbörja projekteringen.

Efter att fördjupade utredningar och projektering utförts så behöver budgeten justeras och öka med 25 mnkr till 55 mnkr. Största anledning till fördyring är kapacitet på befintligt ledningsnät samt att höjderna på befintlig ledningsstruktur inte kan hantera avledningen av det nya exploateringsområdet.

Medfinansiering från kommunen/exploatören fördelas enligt överenskommen procentfördelning. I dagsläget SVAB 60 procent och Sundsvalls kommun 40 procent. Detta fastställs i exploateringsavtal mellan parterna.

Beslutsunderlag

  • Beslutsärende Alliero

Beslut

Styrelsen beslutar

att efter slutrapport, § 51, ta bort Solhaga Spill- och dagvattenledningar från styrelseloggen;
att efter slutrapport, § 52, ta bort Norra Kajen nytt VA i lokalgator, DP 1A från styrelseloggen;
att lägga till ärende § 53 Optimering luftning Fillan avloppsreningsverk till styrelseloggen; samt
att lägga till ärende § 54 Alliero till styrelseloggen

Beslut

Styrelsen beslutar

att styrelsen har tagit del av ärenden för kännedom

Beslutsunderlag

  • REKO-2022-00029-3 Protokollsutdrag § 101 Avfallstaxa 2023

Inga övriga frågor noteras.

Nästa sammanträde: Strategidag MSVA-gruppen

Datum: 2022-12-16
Tid: 09:30-15:00
Plats: Villa Marieberg

Ordföranden tackar för visat intresse och avslutar sammanträdet.

 

 

Hej och välkommen till MittSverige Vatten & Avfall.

Välj din kommun för att ta del av information som gäller där du
bor. Du kan alltid ändra ditt val i toppen av sidan.