2023-11-01 Protokoll SVAB

Sammanträdesprotokoll Sundsvall Vatten AB. Sammanträdesdatum 2023-11-01

Organ

Sundsvall Vatten AB

Datum och tid

2023-11-01 klockan 08.30-17.00

Plats

Quality Hotel Sundsvall (Aveny) Esplanaden 29, konferensrum Hattmakaren

Ledamöter

  • Leif Nilsson, vice ordförande
  • Kevin Sahlin
  • Per-Magnus Forsberg

Frånvarande ledamöter

  • Arianne Sundman, ordförande
  • Helge Sjödin

Närvarande personalrepresentant

  • Jörgen Unander, Kommunal

Frånvarande personalrepresentant

  • Jessica Olsson, Vision

Övriga

  • Anneli Wikner, vd
  • Ewa Thorén, avdelningschef Verksamhetsstöd
  • Annika Ågebrant, avdelningschef Externa relationer
  • Tomas Larsson, affärsområdeschef VA
  • Jonas Strandberg, affärsområdeschef Avfall
  • Magnus Wiklund, enhetschef Kommunikation (§42 B)

Protokollet omfattar §§ 41-52

Justeras

  • Leif Nilsson, vice ordförande
  • Kevin Sahlin
  • Ewa Thorén, sekreterare

§ 41 Sammanträdets öppnande

Ordföranden förklarar mötet öppnat.

§ 41A Val av protokolljusterare

Att jämte ordföranden justera dagens protokoll föreslås Kevin Sahlin.

§ 41B Godkännande av dagordning

Styrelsen beslutar

att godkänna föreslagen dagordning.

§ 41C Godkännande av föregående protokoll

Styrelsen beslutar

att godkänna protokoll från styrelsemöte 2023-09-21.

A.VD informerar

VD informerar är en stående punkt vid varje styrelsemöte.

Informationen är av mer allmän karaktär, som inte behandlas under någon annan punkt vid styrelsemötet. Styrelsen har möjlighet att i förväg meddela önskemål om information.

Anneli Wikner informerar denna gång om:

  • Affärsplan och internkontrollplan 2024 med plan för 2025-2027
  • VAK-konferensen, mars 2024
  • Forskning och utveckling
  • Remiss
  • Strategidagen 15/12 2024

Ledamöterna ges tillfälle att ställa frågor utifrån informationen, som besvaras.

Informationsunderlag

  • VD-info november 2023

B. Media och kommunikation, årlig uppföljning

Annika Ågebrant och Magnus Wiklund informerar om den årliga uppföljningen av statistik i digitala kanaler, media och samtalsuppföljning, samt ger exempel på aktiviteter som gjorts under året.

Ledamöterna ges tillfälle att ställa frågor utifrån informationen, som besvaras.

Informationsunderlag

Media kommunikation styrelsen, november 2023

C. Verksamhetsinformation VA

Tomas Larsson informerar om aktuell status för VA-verksamheten med avseende på:

  • VA-utbyggnaden efter Njurundakusten
  • VA-arbeten för Torsboda

Ledamöterna ges tillfälle att ställa frågor utifrån informationen, som besvaras.

Informationsunderlag

  •  Njurunda och Torsboda styrelsen, november 2023

 Beslutsärenden

Beslut

Styrelsen beslutar

att godkänna internkontrollrapporten för 2023 och uppdra till VD att skicka internkontrollrapporten till kommunstyrelsen för handläggning.

Ärendet

Ewa Thorén informerar om genomförd internkontroll 2023. Resultatet rapporteras till ägaren i respektive kommun i MSVA-gruppen.

Ledamöterna ges tillfälle att ställa frågor, som besvaras.

Beslutsunderlag

  •  Internkontrollplan 2023, Slutrapport
  • Självdeklaration 2023, MSVA-gruppen

Beslut

Styrelsen beslutar

att fastställa framlagt förslag till budget för SVAB för 2024 och SVAB-koncernen för 2024;
att godkänna affärsplan 2024-2027 under förutsättning att kommunfullmäktige fattar beslut om framlagt förslag till reviderad avfallstaxa 2024 (se styrelsebeslut 2023-05-30 § 20);
att överlämna den fastställda budgeten och affärsplanen 2024-2027 till Stadsbacken AB; samt
att fastställa schablonfördelning av kostnader för 2024

Ärendet

Styrelsen behandlar de ekonomiska delarna i förslag till budget för 2024 med tillhörande affärsplan för tiden 2024-2027.

Under 2023 har omvärldsfaktorer som vi inte råder över fortsatt påverka samhället och våra kommuner. För VA-verksamheten har såväl de verksamhetsmässiga som ekonomiska riskerna varit svårbedömda, i takt med stigande inflation och prisökningar samt snabbt höjda räntenivåer.

Avgiftshöjningen i 2023 års VA-taxa baserades på förutsättningarna under våren 2022, efter detta har både elpriser och räntor ökat kraftigt vilket medfört underskott under 2023. Dock är detta i linje med vår ambition att inte höja mer än nödvändigt, och medför i stället en större justering under 2024.

Det blir en kommunikativ utmaning att kunderna ska acceptera en förändrad prisbild, eftersom det är tjänster som till viss del tas för givet. Vi behöver synliggöra vad som gör det möjligt att leverera produkter och tjänster av hög kvalitet, och förmedla att det vi gör är viktigt och nödvändigt för ett hållbart samhälle.

Hur 2024 och kommande år kommer att fortsätta att utvecklas är fortsatt mycket svårbedömt och därmed också påverkan på ekonomi, verksamhet och kunder. Högre räntenivåer och hög inflationen ser ut att bita sig kvar under 2024, längre tid än vad till exempel Riksbanken och andra bedömare tidigare förutspått. Men vi vidtar alla åtgärder vi kan i form av kostnadsbesparingar, omförhandlingar, inbromsningar och prioriteringar för att minska kostnadseffekten för våra kunder. Vår ambition är att öka våra ordinarie kostnader exklusive ränta väl under prisutvecklingen vi ser i samhället.

Trots omvärldsläget har vi behov av att både bromsa och gasa samtidigt. Vi har viktiga satsningar kommande år som vi är tvungna att genomföra relaterade till säkerhet, lag- och miljökrav. Utöver det har vi stora och viktiga satsningar utifrån ägarkommunens tillväxtambitioner. Inte minst med avseende på planerad industrietablering i Torsboda.

Vid fördelning av MSVAs kostnader till anläggningsbolagen har vissa övergripande funktioner fastställda schabloner (procentfördelningar). Orsaken är att för dessa funktioner sker arbetet på övergripande nivå för MSVA-gruppen som helhet, vilket försvårar tidrapportering till specifika anläggningsbolag och kostnadsställen. Det finns även övergripande kostnader som inte kan fördelas på timbasis. Schablonfördelningen fastställs årligen i respektive styrelse inom MSVA-gruppen.

De schabloner som är framtagna för 2024 har genomgått en utvärdering utifrån 2023 års erfarenheter och statistik. Utifrån utvärdering har en justering gjorts mellan Sundsvall Vatten AB och Reko Sundsvall AB. Det tillkommande ansvaret fastighetsnära insamling kommer innebära att avfallsverksamheten behöver utökat stöd från avdelningen Externa relationer, i form av kommunikationsstöd och kundservice.

Det innebär att tidigare fördelningen för schablonkostnaderna från avdelningen Externa relationer (ER) har förändrats enligt följande:

Bolag Tidigare total ER genomsnittsprocent Ny total ER genomsnittsprocent
Sundsvall Vatten AB 63 procent 39 procent
Reko Sundsvall AB 30 procent 54 procent

Ledamöterna ges tillfälle att ställa frågor, som besvaras.

Beslutsunderlag

  • 4årsplan – SVAB 2024-2027, Styrelserapport
  • Affärsplan 2024 med plan för 2025-2027
  • Beslutsärende schablonfördelning 2024
  • Bilaga 1 Jämförelse schablonfördelning 2024 med 2023

Beslut

Styrelsen beslutar

att uppdra till VD att ansöka och underteckna låneramsansökan om sammanlagt (lån och checkkredit) och maximalt 2 200 mnkr hos Sundsvalls kommun; samt
att styrelsen uppdrar till Ewa Thorén med Viktoria Boström och Helena Nordin som ersättare, att från och med 2024-01-01 till och med 2024-12-31, för företagets räkning nyupplåna, dvs öka företagets skulder under nämnda period, med maximalt 505 mnkr; samt
styrelsen uppdrar till Ewa Thorén med Viktoria Boström och Helena Nordin som ersättare, att från och med 2024-01-01 till och med 2024-12-31, för företagets räkning omsätta lån, d.v.s. att låna upp belopp motsvarande belopp på de lån som förfaller till betalning under nämnda period.

Ärendet

Ewa Thorén informerar om behovet av att utse ansvarig person i kontakter med internbanken för att förtydliga handläggning och ansvar för bolagets lånebehov.

Beslutsunderlag

Ansökan om låneram Sundsvall Vatten AB 2024

Beslut

Styrelsen beslutar

att godkänna internkontrollplanen för 2024 och uppdra till VD att genomföra internkontroll enligt upprättad plan.

Ärendet

Styrelsen behandlar framtaget förslag till internkontrollplan för 2024.

Återrapportering till MSVA gruppens styrelser och ägare kommer ske löpande i samband med tertialuppföljningen av affärsplanen. Om behov uppstår kommer rapportering ske oftare.

Ledamöterna ges tillfälle att ställa frågor, som besvaras.

Beslutsunderlag

  • Internkontrollplan 2024

Beslut

Styrelsen beslutar

att notera tidigare styrelsebeslut i Sundsvall Vatten AB 2023-02-21, se bilaga 1 Protokollsutdrag, Sundsvall Vatten AB 2023-02-21, §8 och bilaga 2 Tjänsteskrivelse 2023-02-21; Ställningstagande, Avloppshantering centrala Sundsvall
att uppdra till Stadsbyggnadsnämnden att upprätta exploaterings-projekt i syfte att färdigställa mark inför försäljning till Sundsvall Vatten AB, enligt fullmäktigebeslut 2019-10-28, §103 (lokaliseringsalternativ Kubikenborg);
att Sundsvall Vatten AB förvärvar marken av stadsbyggnadsnämnden motsvarande marknadsvärde och nedlagda kostnader efter färdigställande enligt fullmäktigebeslut 2019-10-28, §103, för att täcka kostnaden för exploateringsprojektet; samt
att kostnaden inkluderas i investeringsbudgeten. Slutlig investeringsbudget och investeringsbeslut, efter färdigställd projektering och tillståndsansökan, kommer att hanteras av kommunfullmäktige i ett senare skede, se protokollsutdrag bilaga 1.

Ärendet

Anneli Wikner informerar om att styrelsen i SVAB den 21 februari 2023 fattade beslut om att förorda Scenario 1, utifrån de fördjupade utredningarna. Det vill säga att styrelsen förordar ett nytt gemensamt avloppsreningsverk som medför centralisering av avloppsvattenreningen för Sundsvalls tätort inklusive Alnö och Njurunda, samt föreslår kommunfullmäktige att besluta om detta. Se bifogat protokollsutdrag bilaga 1 och tjänsteskrivelse bilaga 2.

Beslutet innebär att exploaterings- och detaljplanearbete mm för avsedd plats, lokaliseringen vid Kubikenborg, måste påbörjas och erforderliga beslut i fullmäktige måste fattas. Därav detta förslag till kompletterande beslut.

Framtagande av denna kompletterande tjänsteskrivelse, arbetsprocess och tidplan har arbetats fram i samråd och tillsammans med SBK.

Ledamöterna ges tillfälle att ställa frågor, som besvaras.

Beslutsunderlag

  • Bilaga 1 Protokollsutdrag, Sundsvall Vatten AB 2023-02-21, §8
  • Bilaga 2 Tjänsteskrivelse 2023-02-21; Ställningstagande, Avloppshantering centrala Sundsvall
  • Kompletteringsbeslut, mark_Ställningstagande, Avloppshantering centrala Sundsvall

Beslut

Styrelsen beslutar

att godkänna föredragningen; samt
att godkänna att projektet Wifsta, nytt beredningssteg, får påbörja projektering med en budget på 10 mnkr.

Ärendet

Tomas Larsson informerar om att råvattenkvalitén vid Wifsta vattenverk påverkas av klimatförändringarna, vilket framåt kommer kräva åtgärder. En förstudie har pågått sedan 2015 med pilottest av olika lösningar, samt även studiebesök på anläggningar hos andra VA-verksamheter.

Förstudien pekar på att en process med biologisk reaktor tillsammans med sodadosering är den bästa lösningen.

För att kunna påbörja projekteringen av beredningssteget krävs ett styrelsebeslut. Projekteringen är planerad att påbörjas direkt efter årsskiftet 2023/2024 och pågå under 2024.

Beslutsunderlag

  • Investering Wifsta nytt beredningssteg

Beslut

Styrelsen beslutar

att lägga till ärende, § 47 Kompletteringsbeslut mark, Ställningstagande, Avloppshantering centrala Sundsvall
att lägga till ärende, § 48 Investering Wifsta nytt beredningssteg

Beslut

Styrelsen beslutar

att styrelsen har tagit del av ärenden för kännedom.

Beslutsunderlag

  • MSVAB-2022-00086-2 Protokollsutdrag från KS personalutskott 2023-09-19 Uppföljning kompetensförsörjningsplan 2022-2024
  • MSVAB-2023-00151-1 Protokollsutdrag från KS personalutskott 2023-09-19 Kostnader för åtgärdsprogram för säkrad bemanning
  • REKO-2023-00023-3 Protokollsutdrag Avfallstaxa 2024
  • REKO-2023-00042-1 Protokollsutdrag från KS sammanträde 2023-09-11 – Ansökan om dispens-kravet separat insamling bioavfall
  • SVAB-2023-00319-4 Protokollsutdrag VA-taxa 2024

Gemensamma tillfällen för MSVA-gruppens styrelsemöten Ett förslag finns att även septembermötena sker gemensamt, i stället för enskilt i respektive bolag. Syftet är att effektivisera och fördjupa förståelsen och kunskapen om bolagsgruppen.

Styrelsen diskuterar och är över lag positiva till förslaget, som hanteras vidare på strategidagen i december. Ett förslag på nytt gemensamt datum i september tas fram till dess, som underlag till diskussionen.

Nästa sammanträde; Strategidag MSVA-gruppen

Datum: 2023-12-15
Tid: 09:30-15:30, kaffe serveras från 09:00
Plats: Villa Marieberg

Ordföranden tackar för visat intresse och avslutar sammanträdet.

Hej och välkommen till MittSverige Vatten & Avfall.

Välj din kommun för att ta del av information som gäller där du
bor. Du kan alltid ändra ditt val i toppen av sidan.