2022-10-28 Protokoll 4 TVAB
Sammanträdesprotokoll Timrå Vatten AB. Sammanträdesdatum 2022-10-28.
Organ
Timrå Vatten AB
Datum och tid
2022-10-28 klockan 11.00-12.30 2022-10-27 klockan 09.00-12.00. Informationsärenden och
gemensamma muntliga föredragningar för samtliga styrelser i MSVA-gruppen.
Plats
Digitalt
Ledamöter
Jan Norberg, ordförande
Bengt Nilsson, vice ordförande
Dan Nyström (närvarande 2022-10-27)
Frånvarande ledamot
Dan Nyström (frånvarande 2022-10-28)
Närvarande personalrepresentanter
Jessica Olsson, Vision
Jörgen Unander, Kommunal
Övriga
Anneli Wikner, vd
Tomas Larsson, affärsområdeschef VA
Ewa Thorén, avdelningschef, verksamhetsstöd
Annika Ågebrant, avdelningschef, externa relationer
Matts Boman, dataskyddssamordnare, MSVA-gruppen
Magnus Wiklund, kommunikationschef, externa relationer
Johan Sällström, säkerhetsansvarig/säkerhetsskyddschef
Emelie Näs, informationssäkerhetsansvarig/ dataskyddssamordnare
Protokollet omfattar
§§ 30-40
Justeras
Jan Norberg, ordförande
Bengt Nilsson, justerare
Ewa Thorén, sekreterare
§ 30 Sammanträdets öppnande, val av justerare, godkännande av dagordning och föregående protokoll
§ 30 Sammanträdets öppnande
Ordföranden förklarar mötet öppnat.
§ 30A Val av protokollsjusterare
Att jämte ordföranden justera dagens protokoll föreslås Bengt Nilsson.
§ 30B Godkännande av dagordning
Styrelsen beslutar
att godkänna föreslagen dagordning, med tillägg för informationspunkt §31 D. Information MSVA-gruppens säkerhetsarbete.
§ 30C Godkännande av föregående protokoll
Styrelsen beslutar
att godkänna protokoll från styrelsemöte 2022-09-23.
§ 31 Informationspunkter
A. VD Informerar
VD Informerar är en stående punkt vid varje styrelsemöte.
Informationen är av mer allmän karaktär, som inte behandlas under någon annan punkt vid styrelsemötet. Styrelsen har möjlighet att i förväg meddela önskemål om information.
Anneli Wikner informerar denna gång om:
- Affärsplan 2023 med plan för framtiden.
- Strategidagen december 2022.
Ledamöterna ges tillfälle att ställa frågor utifrån informationen, som besvaras.
Informationsunderlag
- VD-info oktober 2022.
B. Återrapportering Dataskydd
Matts Boman informerar om sitt uppdrag som dataskydds-ombud, samt skillnaden mellan dataskyddsförordningen (GDPR) jämfört med tidigare personuppgiftslag.
Vidare informerar Matts Boman om tillsynsområdena i tillsynen för MSVA-gruppen.
Utifrån genomförd tillsyn finns inget behov att gå vidare med ytterligare granskning eller åtgärd.
Ledamöterna ges tillfälle att ställa frågor utifrån informationen, som besvaras.
Informationsunderlag
- Presentation tillsyn GDPR 2022, MSVA-gruppen.
- Tillsyn dataskydd 2022, MSVA-gruppen.
C. Media och kommunikation, årlig uppföljning
Annika Ågebrant och Magnus Wiklund informerar om den årliga uppföljningen av statistik i digitala kanaler, media och samtalsuppföljning, samt ger exempel på aktiviteter som gjorts under året.
Ledamöterna ges tillfälle att ställa frågor utifrån informationen, som besvaras.
Informationsunderlag
- Media kommunikation styrelsen 2022 okt.
D. Information MSVA-gruppens säkerhetsarbete
Johan Sällström och Emelie Näs informerar om MSVA-gruppens säkerhetsarbete med avseende på:
- Presentation av funktionsföreträdare.
- Organisation/ledning av säkerhetsarbetet.
- Långsiktigt arbete.
- Genomförda åtgärder.
- Strategi/tänk.
- Eskaleringstrappa.
Ledamöterna ges tillfälle att ställa frågor utifrån informationen, som besvaras.
Informationsunderlag
- Lägesbild, MSVA-gruppens säkerhetsarbete.
Beslutsärenden
§ 32 Affärsplan 2023-2026 & schablonfördelning 2023
Beslut
Styrelsen beslutar
att fastställa framlagt förslag till budget för TVAB för 2023; godkänna affärsplan 2023-2026; samt
att överlämna den fastställda budgeten och affärsplanen 2023-2026 till kommunstyrelsen i Timrå;
samt
fastställa schablonfördelning av kostnader för 2023
Ärendet
Styrelsen behandlar de ekonomiska delarna i förslag till budget för 2023 med tillhörande affärsplan för tiden 2023-2026.
Under 2022 har omvärldsfaktorer som vi inte råder över påverkat samhället och våra kommuner. De verksamhetsmässiga och ekonomiska riskerna har varit svårbedömda, i takt med stigande inflation och prisökningar samt snabbt höjda räntenivåer. Avgiftshöjningen i 2023 års VA-taxa baserades på förutsättningarna under våren, efter detta har både elpriser och räntor ökat kraftigt vilket medför ett underskott under 2023. Dock är detta i linje med vår ambition att inte höja mer än nödvändigt, och medför i stället en större justering under 2024.
Hur 2023 och kommande år kommer att fortsätta att utvecklas är mycket svårbedömt och därmed också påverkan på ekonomi, verksamhet och kunder. Men vi vidtar alla åtgärder vi kan i form av kostnadsbesparingar, omförhandlingar, inbromsningar och prioriteringar för att minska kostnadseffekten för våra kunder. Vår ambition är att vi ökar våra ordinarie kostnader exklusive ränta väl under prisutvecklingen vi ser i samhället. Trots detta har vi viktiga satsningar kommande år som vi är tvungna att genomföra relaterade till lag- och miljökrav och kommunens tillväxtambitioner.
Vid fördelning av MSVAs kostnader till anläggningsbolagen har vissa övergripande funktioner fastställda schabloner (procentfördelningar). Orsaken är att för dessa funktioner sker arbetet på övergripande nivå för MSVA-gruppen som helhet, vilket försvårar tidrapportering till specifika anläggningsbolag och kostnadsställen. Det finns även övergripande kostnader som inte kan fördelas på timbasis. Inför 2023 har en schablonfördelad verksamhet tillkommit, utifrån beslutet att organisera om digitaliserings- och informationssäkerhetsarbetet.
De schabloner som är framtagna för 2023 har genomgått en utvärdering utifrån 2022 års erfarenheter och statistik. Utifrån utvärdering finns inget behov av att förändra de procentuella schablonfördelningarna inför 2023, dock tillkommer schablonfördelning för den tillkommande verksamheten.
Beslutsunderlag
- 4-årsplan – TVAB 2023-2026, Styrelserapport.
- Affärsplan 2023 med plan för 2024-2026.
- Beslutsärende schablonfördelning 2023.
- Bilaga 1 Jämförelse schablonfördelning 2023 med 2022.
§ 33 Låneramar 2023
Beslut
Styrelsen beslutar
att styrelsen uppdrar till Ewa Thorén med Helena Nordin som ersättare, att från och med 2023-01-01 till och med 2023-12-31, för företagets räkning nyupplåna, dvs öka företagets skulder under nämnda period, med totalt 15 mnkr; samt
att styrelsen uppdrar till Ewa Thorén med Helena Nordin som ersättare, att från och med 2023-01-01 till och med 2023-12-31, för företagets räkning omsätta lån, dvs låna upp belopp motsvarande belopp på de lån som förfaller till betalning under nämnda period;
att uppdra till VD att ansökan om utökad borgensram hos Timrå kommun med 10,0 mnkr, till en total borgensram på 117,0 mnkr
att uppdra till VD att ansökan om en checkkredit på maximalt 15 mkr hos Timrå kommun
Ärendet
Ewa Thorén informerar om behovet av att utse ansvarig person i kontakter med banker för att förtydliga handläggning och ansvar för bolagets lånebehov.
Beslutsunderlag
- 4-årsplan – TVAB 2023-2026, Styrelserapport.
- Affärsplan 2023 med plan för 2024-2026.
§ 34 Internkontrollrapport 2022
Beslut
Styrelsen beslutar
att godkänna internkontrollrapporten för 2022 och uppdra till VD att skicka internkontrollrapporten till kommunstyrelsen för kännedom.
Ärendet
Styrelsen behandlar framtagen internkontrollrapport utifrån genomförd internkontroll 2022. Resultatet rapporteras till ägaren i respektive kommun i MSVA-gruppen.
Beslutsunderlag
- Internkontrollrapport 2022, MSVA-gruppen.
§ 35 Internkontrollplan 2023
Beslut
Styrelsen beslutar
att godkänna internkontrollplanen för 2023 och uppdra till VD att genomföra internkontroll enligt upprättad plan.
Ärendet
Styrelsen behandlar framtaget förslag till internkontrollplan för 2023. Förslaget innebär ett utvecklat arbetssätt för utvärderingen av samtliga väsentliga risker under året och är en anpassning till ägarkommunernas hantering.
Återrapportering till MSVA gruppens styrelser och ägare kommer ske löpande i samband med tertialuppföljningen av affärsplanen.
Beslutsunderlag
- Internkontrollplan 2023.
§ 36 Slutrapportering; E4 Sörbergeskolan V300
Beslut
Styrelsen beslutar
att godkänna slutrapporteringen av projekt E4 Sörbergeskolan V300; samt
att godkänna projektavslut
Ärendet
Tomas Larsson informerar om genomförd investering, som beslutades 2019-09-20, § 28.
För att trygga dricksvattenförsörjning med redundant ledningsnät och säkerställa kapacitetsbehov, både nuvarande och framtida, har sträckan med dubbla ledningar utökas till norr om Sörberge. Ny huvudledning har förlagts enligt förslag på nordvästra sidan E4, i Strömgatan och anslutits mot befintliga ledningar vid Forsgatan.
Det ger ökad leveranssäkerhet, möjlighet att minimera antalet korsningar under E4 och ger framtida möjlighet att renovera befintlig huvudvattenledning genom Sörberge med bibehållen vattenleverans.
Projektet har genomförts över förväntan med en bra framdrift och borrningen av ledningarna har gått bättre än kalkylen. Slutkostnaden blev 7,1 mnkr, vilket är 1,4 mnkr under beviljad projektbudget på 8,5 mnkr.
Beslutsunderlag
- Beslutsärende Slutrapportering E4 Sörbergeskolan V300.
§ 37 Kvarstående ärenden, styrelselogg
Beslut
Styrelsen beslutar
att inga nya ärenden ska läggas till styrelseloggen.
§ 38 Ärenden för kännedom från respektive ägarkommun
Beslut
Styrelsen beslutar
att styrelsen har tagit del av ärenden för kännedom.
Beslutsunderlag
- REKO-2022-00029-3 Protokollsutdrag § 101 Avfallstaxa 2023.
§ 39 Övriga frågor och nästa sammanträde
Inga övriga frågor noteras.
Nästa sammanträde: Strategidag MSVA-gruppen
Datum: 2022-12-16
Tid: 09:30-15:00
Plats: Villa Marieberg
§ 40 Avslutning
Ordföranden tackar för visat intresse och avslutar sammanträdet.